Privacyverklaring

Wie wij zijn

Portano verzorgt voor restaurants een eigen bestelsite en bestel-app onder hun eigen naam, met de kaart, loyaliteit, e-mail en sms en een keukenscherm erachter. Portano is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42034499. Er is geen aparte statutaire naam naast de handelsnaam. Portano is opgericht door Parnav.

Ons adres in de registers is Amperestraat 2d, 3112 MC Schiedam. Dat adres staat er voor de post. Het is geen plek waar je langs kunt komen, en we ontvangen er geen bezoek.

Heb je een vraag over deze verklaring, of wil je een van je rechten gebruiken, mail dan naar [email protected]. We reageren binnen één werkdag.

Waar deze verklaring over gaat, en waar niet

Deze verklaring gaat over de gegevens waarvan Portano zelf bepaalt wat ermee gebeurt. Dat zijn de gegevens van bezoekers van portano.nl, van ondernemers die een demo aanvragen of ons mailen, van de mensen die bij een restaurant met Portano werken, en de gegevens die bij de facturatie horen. Voor die gegevens is Portano verwerkingsverantwoordelijke. Voor de accounts van de mensen die bij een restaurant werken zijn wij dat ook, en met opzet: wij bepalen hoe het inloggen werkt, welke rollen er zijn en hoe we die accounts beveiligen. Het restaurant bepaalt wel wie er bij hem een account krijgt en wanneer dat account weer wordt ingetrokken. Laat de Verwerkersovereenkomst dat anders lijken, dan geldt voor die accounts wat hier staat.

Voor de gegevens van de gasten van een restaurant ligt het anders. Een gast bestelt bij het restaurant, en het restaurant is de verkoper van het eten. Het restaurant bepaalt wat er met de gegevens van zijn gasten gebeurt en waarvoor ze gebruikt worden. Portano verwerkt die gegevens alleen in opdracht van het restaurant en is daarvoor verwerker in de zin van artikel 28 AVG.

Wat Portano met de gegevens van gasten wel en niet mag doen, welke beveiliging daarbij hoort en wat er bij het einde van de samenwerking mee gebeurt, staat in de Verwerkersovereenkomst. Die hoort bij de overeenkomst met het restaurant. Lopen deze verklaring en de Verwerkersovereenkomst uiteen over gegevens van gasten, dan geldt de Verwerkersovereenkomst.

Ben je gast en heb je besteld bij een restaurant dat met Portano werkt, richt je vraag dan aan dat restaurant. Dat restaurant is je aanspreekpunt en beslist. Wij helpen het restaurant om je vraag te beantwoorden.

Naast deze verklaring gelden voor het gebruik van deze site de Websitevoorwaarden en de Disclaimer, en voor de dienst de Algemene voorwaarden en de Platformvoorwaarden. Wat we doen om de site bruikbaar te houden staat in Toegankelijkheid.

Welke gegevens we verwerken

Vraag je een demo aan, dan verwerken we wat je zelf invult. Op het formulier op de demopagina zijn de naam van je restaurant, je rol in de zaak en je e-mailadres verplicht, en is je naam optioneel. Op het kortere formulier bij de prijzen zijn je naam, de naam van je restaurant en je e-mailadres verplicht, en vragen we niet naar je rol. Je telefoonnummer is op beide formulieren optioneel. Daarnaast leggen we vast in welke taal je de site las, zodat we in je eigen taal antwoorden. Je aanvraag komt in onze database te staan en we sturen onszelf één bericht met de aanvraag erin, zodat we hem niet missen.

Aan een demo-aanvraag koppelen we geen IP-adres en geen browsergegevens. Het formulier vraagt er niet naar en ze komen niet bij je aanvraag in onze database te staan.

Mail je ons of bel je ons, dan verwerken we je naam, je e-mailadres of je telefoonnummer en waar je vraag over gaat. We bewaren die berichten zodat een gesprek dat later weer oppakt niet bij nul begint.

Werkt je zaak met Portano, dan verwerken we de gegevens van de mensen die er inloggen: naam, e-mailadres, telefoonnummer en de rol die iemand in het systeem heeft. Daarnaast verwerken we de gegevens die we nodig hebben om je zaak in te richten en te ondersteunen, zoals de naam en het adres van de locatie, de openingstijden en wie ons vaste aanspreekpunt is.

Voor de facturatie verwerken we de gegevens van je zaak en van de persoon die de rekening krijgt: naam, adres, e-mailadres, het gekozen pakket, de bedragen en de betalingen. Een deel van die administratie moeten we bewaren omdat de belastingwet dat voorschrijft.

Lees je alleen de site, dan verwerken we alleen wat nodig is om de pagina te tonen en om anoniem te meten hoe de site gebruikt wordt. Hoe dat werkt staat hieronder bij Cookies en meten. Je IP-adres gebruiken we alleen tijdens het verzoek zelf, om de formulieren tegen misbruik te beschermen. We schrijven het niet weg.

De gegevens van de gasten van een restaurant staan hier bewust niet bij. Die verwerken we in opdracht van het restaurant, en wat we ervan verwerken staat in de Verwerkersovereenkomst.

Waarvoor we ze gebruiken, en op welke grondslag

Hieronder staat per doel welke gegevens we gebruiken, op welke grondslag uit de AVG dat rust en hoe lang we ze bewaren.

Beroepen we ons op een gerechtvaardigd belang, dan hebben we dat belang afgewogen tegen jouw privacy en verwerken we niet meer dan voor dat doel nodig is. Je kunt tegen zo’n verwerking bezwaar maken. Hoe dat gaat, staat bij Je rechten.

Rust een verwerking op toestemming, dan kun je die toestemming altijd weer intrekken. Vanaf dat moment stoppen we ermee. Wat er daarvoor gebeurde, blijft rechtmatig.

We gebruiken je gegevens niet om geautomatiseerd besluiten over je te nemen en we stellen er geen profiel van je mee op.

Gegevens uit je Google-bedrijfsprofiel

Je kunt je Google-bedrijfsprofiel aan Portano koppelen. Dat gebeurt alleen als je het zelf doet: je geeft toestemming op het scherm van Google, en alleen voor een profiel waarvan je eigenaar of beheerder bent. Koppel je niets, dan halen we niets op.

Wat we dan lezen is wat er al op je profiel staat: de naam van je zaak, je adres, je telefoonnummer, je openingstijden, je categorieen en je reviews. Bij een review hoort de naam die de gast bij Google heeft gekozen, de score en de tekst.

We gebruiken die gegevens om de website die wij voor je bouwen in te vullen en actueel te houden. Je adres en je openingstijden hoef je dan niet twee keer in te typen, en je reviews kunnen op je eigen site staan. Verandert er iets bij Google, dan laten we het verschil zien en kies jij. Wij overschrijven wat jij in Portano hebt gezet niet uit onszelf.

Het gaat ook de andere kant op, als je dat aanzet. Verander je in Portano je openingstijden, je telefoonnummer, je adres, je categorieen of je kaart, dan kunnen wij die wijziging voor je doorzetten naar je Google-bedrijfsprofiel, zodat je het maar op een plek hoeft bij te houden. Dat gebeurt alleen als jij iets wijzigt en alleen voor de velden die je hebt gewijzigd. We draaien geen achtergrondproces dat je profiel bij Google gelijktrekt met Portano, en we houden bij wat we wanneer hebben doorgezet zodat je het terug kunt zien.

• We bewaren de gegevens in onze systemen in de Europese Economische Ruimte, net als de rest van je gegevens. De sleutel waarmee we bij Google mogen kijken bewaren we versleuteld.
• We verkopen deze gegevens niet, we delen ze niet met anderen voor hun eigen doelen, en we gebruiken ze niet voor advertenties of om AI-modellen te trainen.
• Verbreek je de koppeling, dan trekken we de sleutel bij Google in en verwijderen we hem. Reviews die je al op je site had staan blijven staan tot je ze weghaalt, want dat is de inhoud van je site geworden.

Op het gebruik van gegevens uit Google-API's is het Google API Services User Data Policy van toepassing, inclusief de Limited Use-eisen daarin.

Cookies en meten

Standaard plaatst portano.nl geen cookie en slaat de site niets op je apparaat op. Je hoeft niets te doen om het zo te houden.

We meten wel hoe de site gebruikt wordt, met een productanalysedienst die op Europese servers draait. Standaard is die meting anoniem. Er wordt geen profiel van je opgebouwd, en omdat er tussen bezoeken niets bewaard blijft, herkennen we je niet als je later terugkomt.

Onderaan de pagina vragen we of we je wel mogen onthouden. Zeg je ja, dan bewaren we een cookie en een regel in de opslag van je browser, zodat we zien of dezelfde bezoeker terugkomt en hoe die zich over de site beweegt. Zeg je nee, dan blijft de meting anoniem zoals hierboven.

Welk antwoord je ook geeft, dat antwoord onthouden we in de opslag van je browser onder de naam portano-consent. Anders zouden we de vraag op elke pagina opnieuw stellen. Je draait je keuze terug door de gegevens van deze site in je browser te wissen.

Voor die meting laadt deze site één script van een andere partij. Dat is het enige script van buiten dat hier staat. De lettertypen komen van onze eigen server.

Met wie we gegevens delen

We verkopen gegevens nooit en we gebruiken ze niet voor advertenties. We delen ze alleen met de diensten die nodig zijn om de site en de dienst te laten werken, en alleen voor die ene taak. Elke dienst krijgt alleen wat voor die taak nodig is. Hieronder staan ze allemaal.

Een dienst uit deze tabel krijgt alleen gegevens als de functie waar hij bij hoort aanstaat. Verstuurt een restaurant geen sms, dan gaat er niets naar de sms-dienst. Staan pushberichten uit, dan gaat er niets naar de pushdiensten. Bezorgt een zaak niet, dan gaat er geen adres naar de adresopzoekdienst.

De diensten die gegevens van gasten kunnen ontvangen, staan met hun taak in de bijlage bij de Verwerkersovereenkomst. Daar staat ook hoe een restaurant het hoort als er een dienst bij komt.

Verder delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld met de Belastingdienst voor de administratie, of met een toezichthouder of rechter die daar bevoegd toe is.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze servers en onze database staan in de Europese Unie. Ook de productanalysedienst draait op Europese servers, en de adresopzoekdienst van het Kadaster staat in Nederland.

Een deel van de andere diensten uit de tabel hierboven is buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd. Gaan er gegevens naar zo’n dienst, dan rust die doorgifte op de standaardbepalingen van de Europese Commissie, of op een adequaatheidsbesluit waarin de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het land waar de dienst gevestigd is een passend beschermingsniveau biedt.

We geven daarbij niet meer door dan voor die ene taak nodig is. Wil je weten welke dienst welke gegevens ontvangt en waarop de doorgifte rust, mail dan naar [email protected]. Dan sturen we het overzicht.

Hoe lang we gegevens bewaren

De termijnen staan per doel in de tabel hierboven. Kort samengevat komt het hierop neer.

• Een demo-aanvraag bewaren we tot twaalf maanden na ons laatste contact. Vraag je ons eerder om hem te verwijderen, dan halen we de aanvraag uit onze database en gooien we het bericht erover uit onze mailbox weg.
• Berichten per mail en aantekeningen van een telefoongesprek bewaren we even lang.
• De gegevens van een restaurant en van de mensen die er inloggen bewaren we zolang de overeenkomst loopt, en daarna zolang de afwikkeling duurt.
• Facturen en de administratie eromheen bewaren we zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.
• Van de anonieme meting van de site blijft tussen bezoeken niets bewaard.
• Heb je ja gezegd tegen meten, dan geldt dat tot je je keuze terugdraait of de gegevens van deze site in je browser wist.

Wat we niet meer nodig hebben, verwijderen we. Van onze database maken we elke nacht een reservekopie, en die staat op dezelfde infrastructuur. Een verwijdering uit de database werkt in die reservekopieën door zodra ze door nieuwe zijn vervangen.

Hoe lang de gegevens van gasten blijven staan, bepaalt het restaurant. Dat staat in de Verwerkersovereenkomst.

Hoe we gegevens beveiligen

Onze systemen en onze database draaien op gehuurde servers in de Europese Unie. Het verkeer tussen je browser en onze server loopt over een beveiligde verbinding.

Alle restaurants staan in één database. De gegevens van elk restaurant zijn gescheiden door een eigen kenmerk, en de applicatie bewaakt dat iemand alleen bij de gegevens van zijn eigen zaak komt. Toegang loopt via een persoonlijk account met een rol die bepaalt wat iemand mag zien en doen.

Van de database maken we elke nacht een reservekopie op dezelfde infrastructuur.

Betaalgegevens komen niet bij ons binnen. Een gast betaalt op de eigen pagina van de betaaldienstverlener, met iDEAL, Bancontact of kaart. Wij zien geen kaartgegevens en we bewaren ze niet.

We schrijven hier alleen op wat we doen, niet wat een keurmerk zou zeggen. Er is geen ISO- of SOC-verklaring, geen externe audit en geen penetratietest. Staat iets hier niet, dan hebben we het niet. Verandert dat, dan komt het hier te staan.

Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens waar de wet dat voorschrijft, en bij jou als het waarschijnlijk een hoog risico voor je oplevert. Raakt het datalek de gasten van een restaurant, dan laten we dat restaurant het weten, zoals de Verwerkersovereenkomst voorschrijft.

Denk je dat er een gat in onze beveiliging zit, mail dan naar [email protected]. We reageren binnen één werkdag en we nemen zo’n melding serieus.

Je rechten

Stuur een bericht naar [email protected] en schrijf erbij wat je wilt. We reageren binnen één werkdag en handelen je verzoek binnen een maand af. Is het een ingewikkeld verzoek, dan laten we je binnen die maand weten dat we meer tijd nodig hebben en waarom. Het gebruiken van je rechten kost niets.

We kunnen je om extra gegevens vragen om zeker te weten dat je bent wie je zegt. Die gebruiken we alleen daarvoor en daarna niet meer.

Maak je bezwaar tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, dan stoppen we ermee, tenzij we een dwingende reden hebben die zwaarder weegt dan jouw belang. Tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken, en dan stoppen we altijd.

Trek je een toestemming in, dan stopt de verwerking die daarop rust vanaf dat moment. Verwerkingen die op een andere grondslag rusten, lopen door. Een factuur die we van de belastingwet moeten bewaren, kunnen we bijvoorbeeld niet weggooien.

Ben je gast van een restaurant dat met Portano werkt, dan richt je je verzoek aan dat restaurant, want dat restaurant beslist erover. In je eigen account kun je zelf alles wat we over je hebben in één bestand downloaden, en je kunt je account zelf verwijderen. Bij dat verwijderen halen we ook je naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en de bezorginstructie uit je eerdere bestellingen. Wat je zelf bij een gerecht voor de keuken typte en wat je in een beoordeling schreef, blijft staan. Wil je dat er ook uit, vraag het dan aan het restaurant.

Klachten

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst zelf weten. Mail naar [email protected] en schrijf op wat er is gebeurd. Meestal komen we er samen uit, en dan gaat het sneller.

Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de privacywetgeving. Je hoeft daar niet eerst met ons over te praten. Ook de weg naar de rechter staat voor je open.

Gaat je klacht over de gegevens die een restaurant van zijn gasten heeft, dan is dat restaurant de partij die erover gaat. Wij helpen dat restaurant om je klacht te beantwoorden.

Kinderen

Portano verkoopt aan bedrijven. Deze site, de demo en het portaal zijn bedoeld voor ondernemers en voor de mensen die in hun zaak werken, niet voor kinderen.

De bestelsites en bestel-apps die we voor restaurants bouwen, zijn gericht op gasten die zelf een bestelling plaatsen en betalen. Ze zijn niet op kinderen gericht en we richten er ook geen marketing op. In Nederland heeft iemand onder de zestien toestemming van een ouder of verzorger nodig voordat zijn gegevens op grond van toestemming verwerkt mogen worden.

Denk je dat we gegevens van een kind hebben zonder die toestemming, mail dan naar [email protected]. Dan zoeken we het uit en verwijderen we ze. Gaat het om gegevens die een restaurant van een gast heeft, dan brengen we je in contact met dat restaurant, want dat restaurant beslist erover.

Wijzigingen in deze verklaring

We passen deze verklaring aan als onze dienst verandert, als we met een andere dienst gaan werken of als de regels veranderen. Elke versie draagt de datum waarop we hem hebben bijgewerkt, zodat je kunt zien welke de meest recente is.

Verandert er iets wezenlijks voor een restaurant met wie we een overeenkomst hebben, dan laten we dat per e-mail weten. Verandert er iets aan een verwerking die op toestemming rust, dan vragen we je toestemming opnieuw.

Deze verklaring gaat over Portano zelf. Wat er met de gegevens van gasten gebeurt, verandert alleen langs de weg die in de Verwerkersovereenkomst staat.

Contact

Heb je een vraag over deze verklaring, over je gegevens of over een van je rechten, mail dan naar [email protected]. We reageren binnen één werkdag.

Bellen kan ook, op 06 87 83 83 18. Vanuit het buitenland is dat +31 6 87 83 83 18.

Post kun je sturen naar Portano, Amperestraat 2d, 3112 MC Schiedam. Dat adres is voor post. Langskomen kan er niet.

Portano heeft geen functionaris voor de gegevensbescherming. Je vraag komt bij Parnav terecht, en die beantwoordt hem zelf.