Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst gaat over de persoonsgegevens van je gasten die wij voor jou verwerken terwijl je Portano gebruikt. Bijlage A schrijft op om welke gegevens het gaat, waarvoor we ze verwerken en hoe lang.

Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt welke gegevens je van je gasten vraagt, waarvoor je ze gebruikt, welke campagnes je verstuurt en hoe lang je ze wilt bewaren, binnen wat de wet toestaat. Jij zorgt dat je daarvoor een grondslag hebt en dat je gasten weten wat er met hun gegevens gebeurt.

Wij zijn de verwerker. Wij verwerken de gegevens om de dienst te leveren die in de Algemene voorwaarden staat, en voor niets anders. We verkopen ze niet, we gebruiken ze niet voor onze eigen reclame, en we gebruiken je gastenbestand niet om andere restaurants te bedienen.

De gastenlijst is van jou. Stop je met Portano, dan gaat die lijst met je mee. Artikel 12 van deze overeenkomst beschrijft hoe dat gaat.

Bezorgen doe je zelf, met je eigen mensen, of je bezorgt niet. Wij leveren geen koeriers en sturen geen bezorgers aan. We verwerken het bezorgadres van een gast zodat jij de bestelling bij hem kunt brengen en zodat de bezorgzones en tarieven werken die je zelf instelt. Om die zones te laten werken zetten we postcode en huisnummer om naar straat, plaats en coördinaten via de adresopzoekdienst van het Kadaster. Verder gaat het bezorgadres naar niemand buiten de partijen in Bijlage B.

De gast koopt het eten van jou. De overeenkomst over de bestelling loopt tussen de gast en jouw zaak, niet tussen de gast en ons. Wij leveren de software waarmee die bestelling binnenkomt.

Voor de bezoekers van onze eigen site en voor wie bij ons een demo aanvraagt zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerking valt buiten deze overeenkomst. Wat we daar doen, staat in de Privacyverklaring.

De accounts van de mensen die bij jou werken vallen buiten deze overeenkomst. Voor hun naam, hun e-mailadres en wat zij in het portaal doen zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Wat we daarmee doen, staat in onze Privacyverklaring.

Wij verwerken de persoonsgegevens alleen op jouw schriftelijke instructie. Die instructie bestaat uit deze overeenkomst, uit de Algemene voorwaarden en uit de instellingen die je in het portaal kiest. Zet je een functie aan of uit, dan is dat een instructie aan ons.

Wil je iets wat daarbuiten valt, dan spreken we dat schriftelijk af. Een mail aan je vaste contactpersoon is genoeg.

Moeten wij gegevens verwerken omdat de wet ons dat oplegt, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij die wet dat om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG of met een andere wet over persoonsgegevens, dan zeggen we dat onmiddellijk tegen je. We mogen die instructie opschorten totdat je hem intrekt of aanpast.

Wij bepalen zelf niet welke gegevens je van je gasten vraagt en waarvoor je ze gebruikt. Doen we dat toch, dan zijn wij voor die verwerking zelf verwerkingsverantwoordelijke, met alles wat daarbij hoort.

Iedereen bij ons die bij de persoonsgegevens kan, is tot geheimhouding verplicht. Dat geldt voor ons zelf en voor iedereen die wij inschakelen.

We geven alleen toegang aan wie de gegevens nodig heeft om zijn werk te doen, en niet langer dan daarvoor nodig is.

De geheimhouding blijft gelden nadat deze overeenkomst is geëindigd.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, zoals artikel 32 AVG vraagt. Bijlage C schrijft op welke dat vandaag zijn.

Dit zijn de maatregelen, kort samengevat.

• Toegang tot gegevens hebben alleen mensen die die toegang nodig hebben om hun werk te doen. Kijkt iemand van ons in het portaal mee met jouw zaak, dan leggen we vast wie dat deed, wanneer en voor welke zaak. Beheertoegang tot de server en tot de database zelf houdt ons eigen team, en die toegang wordt niet apart gelogd.
• Al het verkeer tussen je browser, je app en onze servers is onderweg versleuteld.
• Kaartgegevens komen nooit bij ons binnen. De gast betaalt op de eigen betaalpagina van onze betaalpartner. Wij zien en bewaren geen kaartnummers.
• Gasten loggen in met een eenmalige code. We bewaren geen wachtwoorden van gasten.
• Tokens waarmee toegang wordt verleend, bewaren we gehasht en dus niet leesbaar.
• Rekeningnummers voor uitbetaling tonen we gemaskeerd.
• De gegevens staan op gehuurde servers in de Europese Unie. Alle restaurants staan in één database, waarin de gegevens van je zaak een eigen kenmerk dragen. De applicatie zorgt ervoor dat een verzoek alleen bij de gegevens van de eigen zaak komt.
• Elke nacht maken we een reservekopie van de database.

Portano heeft geen beveiligingscertificaat. We zijn niet ISO- of SOC-gecertificeerd, er is geen externe audit uitgevoerd en er is geen penetratietest gedaan. We schrijven op wat we doen, niet wat een keurmerk heeft vastgesteld. Het slot van Bijlage C zegt ook wat er niet is.

De maatregelen kunnen veranderen als de techniek of het risico verandert. We vervangen een maatregel niet door iets wat minder beschermt.

Aan jouw kant zorg jij voor de beveiliging: wie in je zaak toegang tot het portaal krijgt, dat je een account intrekt als iemand vertrekt, en dat het keukenscherm niet door gasten meegelezen kan worden.

Je geeft ons algemene schriftelijke toestemming om sub-verwerkers in te schakelen. Bijlage B zet ze op een rij, met waarvoor we ze gebruiken en waar ze de gegevens verwerken. Wil je van een van hen ook de handelsnaam en de vestigingsplaats weten, vraag het dan en je krijgt ze.

Een sub-verwerker krijgt alleen gegevens voor de functie waarvoor hij is ingeschakeld, en alleen als die functie voor jouw zaak aanstaat. Verstuur je geen sms-berichten, dan krijgt de sms-dienst niets van je gasten.

Wij leggen elke sub-verwerker schriftelijk dezelfde verplichtingen op als wij hier tegenover jou hebben. Wij blijven tegenover jou verantwoordelijk voor wat een sub-verwerker doet.

Willen we een sub-verwerker toevoegen of vervangen, dan laten we je dat minstens dertig dagen van tevoren weten, met de naam en waarvoor hij wordt ingeschakeld.

Heb je daar bezwaar tegen op redelijke gronden, laat het ons dan binnen die dertig dagen weten. We zoeken eerst samen naar een oplossing. Komen we er niet uit, dan mag je de overeenkomst voor de betrokken dienst opzeggen tegen de dag waarop de wijziging ingaat. Dat is wat je bezwaar oplevert.

De database met de gegevens van je gasten staat op gehuurde servers in de Europese Unie.

Verwerkt een sub-verwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of op grond van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met de aanvullende maatregelen die daarbij nodig zijn.

Vervalt zo’n grondslag, dan stoppen we de doorgifte of we zorgen voor een andere geldige grondslag. We laten je weten wat we doen.

Een gast kan zich bij jou melden met een beroep op zijn rechten uit de AVG: inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Jij beantwoordt zo’n verzoek. Wij helpen je daarbij.

Twee dingen kan een gast vandaag zelf, zonder dat jij of wij iets hoeven te doen. Hij kan alles wat wij van hem hebben in één bestand downloaden. En hij kan zijn eigen account verwijderen. Dat haalt zijn naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en de bezorgnotitie uit zijn eerdere bestellingen. De vrije tekst die hij voor de keuken typte en de tekst van een beoordeling blijven staan. Vraag je ons die ook te wissen, dan doen we dat met de hand.

Komt een verzoek bij ons binnen in plaats van bij jou, dan beantwoorden we het niet zelf. We sturen het door naar jou, via je vaste contactpersoon, en we laten de gast weten dat we dat hebben gedaan. Alleen als jij ons dat opdraagt, handelen we het namens jou af.

Geef je een verzoek aan ons door, dan doen wij wat nodig is om het uit te voeren. Wat niet met een knop in het portaal kan, doen we met de hand. We leveren wat je nodig hebt op tijd, zodat je binnen de termijn van artikel 12 lid 3 AVG kunt antwoorden, dus binnen één maand na ontvangst van het verzoek.

Voor deze hulp brengen we niets extra in rekening. Wat je voor de dienst betaalt, staat in artikel 7 van de Algemene voorwaarden.

Moet je een gegevensbeschermingseffectbeoordeling doen, een DPIA volgens artikel 35 AVG, dan geven we je de informatie over onze verwerking die je daarvoor nodig hebt. Denk aan wat we verwerken, waar het staat, wie erbij kan en hoe het beveiligd is.

Moet je daarna vooraf overleggen met de Autoriteit Persoonsgegevens volgens artikel 36 AVG, dan helpen we ook daarbij, met de informatie waarover wij beschikken.

Die hulp gaat over onze verwerking. De beoordeling zelf maak jij, en jij beslist wat je met de uitkomst doet.

Ontdekken we een datalek dat de persoonsgegevens raakt die wij voor jou verwerken, dan melden we het je zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen 48 uur nadat we ervan op de hoogte zijn.

We melden het aan het e-mailadres en het telefoonnummer die je bij ons hebt opgegeven. Bij een lek bellen we, ook buiten kantooruren.

In die melding staat wat artikel 33 lid 3 AVG vraagt.

• wat er is gebeurd en wat voor soort lek het is
• om welke categorieën betrokkenen het gaat en om hoeveel gasten ongeveer
• om welke categorieën persoonsgegevens het gaat en om hoeveel gegevens ongeveer
• wat de waarschijnlijke gevolgen zijn
• wat we hebben gedaan en wat we voorstellen om de gevolgen te beperken
• bij wie je terechtkunt voor meer informatie

Weten we op dat moment nog niet alles, dan sturen we wat we hebben en vullen we het aan zodra we meer weten. We wachten niet met melden tot het beeld compleet is.

Jij beoordeelt of het lek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en of je je gasten moet informeren. Jij doet die melding. Wij melden niet namens jou en we benaderen je gasten niet, tenzij je ons daar opdracht toe geeft.

We leggen elk lek vast: wat er gebeurde, welke gevolgen het had en wat we eraan hebben gedaan. Die vastlegging delen we met je, zodat je je eigen melding kunt onderbouwen.

Wij geven je de informatie die je nodig hebt om te laten zien dat wij ons aan artikel 28 AVG houden. Vraag ernaar bij je vaste contactpersoon.

Je mag één keer per jaar een audit laten uitvoeren op wat wij voor jou verwerken. Je kondigt die minstens dertig dagen van tevoren schriftelijk aan. Vraagt de toezichthouder erom, of is er een datalek geweest, dan mag het vaker en met een kortere aankondiging.

De audit voer je zelf uit, of je laat hem uitvoeren door een controleur die jij aanwijst. Een inspectie valt daaronder. Wie de audit uitvoert is tot geheimhouding gebonden. Die krijgt te zien wat over jouw verwerking gaat. Gegevens van andere restaurants blijven buiten beeld, en onze broncode ook.

We spreken samen een moment af waarop de audit onze dienst niet verstoort. De kosten van de audit en van de deskundige draag je zelf.

Blijkt uit de audit dat we iets moeten verbeteren, dan doen we dat op onze kosten, en we laten je weten wanneer het klaar is.

Eindigt de overeenkomst, dan kies jij wat er met de persoonsgegevens gebeurt: wij bezorgen ze terug, wij wissen ze, of wij bezorgen ze terug en wissen ze daarna. Laat je ons niets weten, dan leveren we eerst de export en wissen we daarna. Kies je meteen voor wissen, dan doen we dat binnen veertien dagen. De export krijg je in een gangbaar bestandsformaat dat je in andere software kunt inlezen. De gastenlijst is van jou en gaat met je mee.

Je kunt die export opvragen tot dertig dagen na het einde van de overeenkomst. We leveren hem binnen veertien dagen na je verzoek.

Daarna verwijderen we de persoonsgegevens uit onze systemen. Reservekopieën waarin ze nog voorkomen, verdwijnen zodra die kopieën volgens hun eigen ritme worden overschreven. Zolang ze er nog zijn, blijven ze beveiligd en gebruiken we ze nergens anders voor dan om een storing te herstellen.

Wat de wet ons verplicht te bewaren, bewaren we zolang die plicht duurt. Dat gaat vooral om de administratie rond facturen en betalingen. Die gegevens gebruiken we alleen voor dat doel.

Vraag je erom, dan bevestigen we schriftelijk dat de gegevens zijn verwijderd.

Voor de aansprakelijkheid tussen ons geldt wat in de Algemene voorwaarden staat.

Wat artikel 82 AVG een betrokkene geeft, kan geen van ons beiden beperken of uitsluiten. Lijdt een gast schade door een verwerking die in strijd is met de AVG, dan geldt tegenover die gast wat dat artikel bepaalt, en niet wat wij onderling hebben afgesproken.

Heeft een van ons de schade van een gast vergoed of een boete betaald die door de ander is veroorzaakt, dan mag hij dat op de ander verhalen naar ieders deel in de schade. Dat is het verhaalsrecht van artikel 82 lid 5 AVG.

Deze overeenkomst gaat in op het moment dat de Algemene voorwaarden ingaan, en loopt zolang wij persoonsgegevens voor je verwerken.

Het abonnement gaat per locatie in voor een jaar. Daarna loopt het per maand door. Opzeggen kan dan maandelijks, met een opzegtermijn van één maand tegen het einde van een kalendermaand. Eindigen de Algemene voorwaarden, dan eindigt deze overeenkomst op hetzelfde moment.

Deze overeenkomst kan niet los van de Algemene voorwaarden worden opgezegd, behalve in het geval van artikel 6.5 van deze overeenkomst.

Bepalingen die naar hun aard doorlopen, blijven na het einde gelden. Dat zijn in elk geval de geheimhouding uit artikel 4 en de verwijdering uit artikel 12 van deze overeenkomst.

Verandert de wet, verandert een oordeel van de toezichthouder of verandert onze dienst, dan mogen we deze overeenkomst aanpassen zodat ze blijft kloppen.

Een wijziging laten we je minstens dertig dagen van tevoren weten. Verslechtert die wijziging je positie wezenlijk, dan mag je binnen die dertig dagen opzeggen tegen de dag waarop de wijziging ingaat.

Gaat het alleen om een sub-verwerker, dan loopt de wijziging via artikel 6 van deze overeenkomst.

De geldende versie staat op onze site, met de datum waarop ze voor het laatst is bijgewerkt.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Is er een geschil, meld het dan eerst bij ons. We lossen het het liefst zelf op, en snel. Komen we er samen niet uit, dan leggen we het voor aan de bevoegde rechter in Nederland.

Blijkt een bepaling uit deze overeenkomst ongeldig, dan blijft de rest gewoon gelden. We vervangen die bepaling dan door een geldige die zo dicht mogelijk bij de bedoeling blijft.