Welke apps een restaurant echt nodig heeft

Kies geen app, kies een taak

Zoek op de beste apps voor restaurants en je krijgt dertien namen, meestal Amerikaanse. Software lost geen restaurant op. Het lost één taak op, en jij weet als enige welke taak dat bij jou is.

Pak de week van vorige week erbij. Niet de drukte in de zaak, maar het werk eromheen. Het rooster dat je drie keer omgooide. De bestelling bij de groothandel die je om half twaalf ’s avonds nog intypte. De temperatuurlijst op de koelkastdeur die half is ingevuld. Dat is je lijst.

1. Reserveringen aannemen en je tafels vullen.
2. Bestellingen binnenkrijgen, via een platform en via je eigen pagina.
3. Afrekenen, pinnen en de btw gesplitst houden.
4. Roosteren, uren bijhouden en je team op de hoogte houden.
5. Voorraad tellen en bij je leveranciers bestellen.
6. Voedselveiligheid vastleggen: temperaturen, ontvangst, schoonmaak.
7. Gasten laten terugkomen: reviews, mail, sparen.

Zeven taken, geen dertien apps. Bij de meeste zaken zitten er al drie of vier verstopt in de kassa die je al betaalt. Los er één per kwartaal op, en begin bij degene die deze maand het meeste pijn deed.

Reserveren: wie betaalt er voor die tafel?

Een reserveringssysteem doet drie dingen. Het neemt boekingen aan terwijl jij werkt, het houdt je tafelindeling bij, en het onthoudt wie er eerder is geweest. Dat derde punt is het meeste waard en wordt het vaakst weggegeven.

Er zijn twee smaken. Een marktplaats zet je zaak tussen honderden andere en stuurt gasten die jou nog niet kenden, maar rekent af per gedekt couvert. Een boekingsmodule op je eigen site stuurt niemand, kost een vast bedrag en laat de gastgegevens bij jou. Wat je niet wilt, is per couvert betalen voor de vaste gast die toch al belt.

• Rekent het per couvert af, per maand, of allebei?
• Kun je een borg of creditcardgarantie vragen bij grote groepen?
• Krijg je je gastenlijst er als bestand weer uit?
• Kan je gastvrouw een telefonische reservering er in tien seconden in zetten?
• Ziet de keuken de allergieën die de gast heeft ingevuld?

Tel twee weken lang je no-shows voordat je iets koopt. Ken je dat getal niet, dan weet je later ook niet of het systeem zichzelf heeft terugbetaald.

Bestellen: de tablet van het platform en je eigen pagina

Op de meeste toonbanken staat een tablet van Thuisbezorgd of Uber Eats te piepen. Dat is ook een app, en waarschijnlijk degene die je omzet het hardst laat schommelen.

Het verschil met je eigen bestelpagina zit niet in het gemak. Het zit in wat er van die bon overblijft en wie de gast daarna nog kan bereiken. Een platform rekent commissie over elke bestelling, ook over de vaste gast. Op je eigen pagina gaat er niets af en staat het e-mailadres in jouw systeem.

Je hoeft niet te kiezen, en de meeste zaken draaien allebei. Maar bij één van de twee blijven de marge en het e-mailadres bij jou.

De kassa is je stekkerdoos

De kassa is de app waar alle andere op aansluiten. Kies je hem alleen op het scherm, dan ontdek je een half jaar later dat hij niet praat met je bestelpagina of je boekhouding. Dan betaal je twee keer: één keer voor het pakket, en daarna elke week in overtypen.

Wat je in Nederland sowieso terug wilt zien: een dagafsluiting die de 9 procent op eten en de 21 procent op de meeste dranken uit elkaar houdt, pinnen zonder een tweede apparaat, en een export die je boekhouder zo kan inlezen.

Beoordeel elke demo op je drukste uur, niet op een rustige dinsdagmiddag. Elk systeem is prettig bij drie bestellingen per uur.

Roosters, uren en de app die je team echt opent

Het rooster in een groepsapp en de uren op een A4 achter de bar werkt precies tot er iemand ziek wordt. Daarna kost het je elke week een avond.

Een roosterapp doet het saaie deel. Je team ziet het rooster op de telefoon, ruilen loopt via jouw goedkeuring, en de gewerkte uren komen als bestand bij je salarisadministratie terecht. Bijhouden hoeveel er is gewerkt is bovendien geen keuze: je moet je arbeids- en rusttijden kunnen laten zien.

• Snapt een nieuwe bijbaner hem zonder training?
• Kun je uren exporteren naar het pakket waarmee je loon draait?
• Staat er een taal in die je hele team leest?
• Zie je je loonkosten meelopen terwijl je het rooster maakt?

Zet het rooster deze week één week verder vooruit dan je nu doet. Dat is de goedkoopste verbetering in deze hele lijst.

Voorraad en inkoop

Voorraad is de categorie waar de meeste eigenaren het langst mee wachten. Wat je niet telt, kun je niet inkopen, en wat je te ruim inkoopt gooi je donderdag weg.

Een voorraadapp is in de kern een lijst met foto’s, aantallen en een scanner. Je telt sneller, je ziet wat er wegloopt, en je krijgt een seintje voordat de mozzarella op is. Pas als je voorraad en je kaart in hetzelfde systeem staan, weet je wat een gerecht je werkelijk kost.

Inkoop is een aparte gewoonte. Sligro, Hanos en Bidfood hebben allemaal hun eigen bestelomgeving, plus het appje naar de kleine leverancier. De winst zit in minder plekken waar je hetzelfde intypt.

• Kun je met de telefooncamera scannen, of tel je alles met de hand?
• Onthoudt hij je vaste bestellijst per leverancier?
• Zie je inkoopprijzen over de weken teruglopen, zodat je een prijsverhoging opmerkt?
• Boekt een verkoop in de kassa de voorraad automatisch af?

Voedselveiligheid op de telefoon

De temperatuurlijst op de koelkastdeur is het meest vergeten formulier in de horeca. Half ingevuld, één handschrift, altijd op vrijdag bijgewerkt.

Een HACCP-app vervangt dat vel door een checklist per dienst, met een tijdstempel die niemand achteraf kan verzinnen. Sommige werken met sensoren in de koeling die zelf meten en alarm slaan. Je hebt geen duur pakket nodig, maar een spoor dat laat zien dat je meet en wat je deed toen een meting afweek.

Saaie categorie, die zichzelf in één inspectie terugbetaalt. Zet hem op de telefoon van de chef die dienst heeft, niet op jouw laptop.

Gasten die terugkomen

Hier beginnen de meeste eigenaren, en hier stellen de meeste apps teleur. Een planner zet je berichten op tijd de deur uit. Hij verzint niet waarom iemand terugkomt.

Drie dingen doen het echte werk. Je Google-bedrijfsprofiel, want dat is voor de meeste gasten je eigenlijke homepage. Een plek waar je reviews beantwoordt in plaats van leest. En een lijst met e-mailadressen die van jou is, zodat je een stille dinsdag kunt vullen zonder een platform om toestemming te vragen.

• Verzamelt het systeem gastgegevens bij elke bestelling, of alleen bij een aanmelding?
• Kun je de gasten selecteren die zes weken niet zijn geweest?
• Zie je terug wat een actie heeft opgeleverd, in bestellingen en niet in likes?
• Krijg je je lijst mee als je ooit stopt?

Beantwoord deze week elke review van de afgelopen maand. Dat kost een uur, en het is de enige marketing waarvan je het resultaat meteen ziet.

Hoe je een app beoordeelt voordat je tekent

De vraag is niet of een pakket mooie functies heeft. Het gaat erom of het tijd bespaart, fouten voorkomt en geld oplevert zonder je week ingewikkelder te maken.

Probeer een systeem nooit uit op een rustige middag. Zet hem aan op zaterdagavond, of laat de leverancier je drukste uur naspelen. En laat je personeel klikken, niet de accountmanager.

Maandag: schrijf de zeven taken op, zet erachter welke app hem nu doet, en streep door wat niets doet. Meestal blijft er precies één gat over. Dat gat is je volgende abonnement, en de rest kun je opzeggen.