Kassasystemen voor restaurants: waar je op moet letten

Wat een kassa eigenlijk voor je doet

Een kassasysteem is niet het scherm waar je gasten hun pas tegenaan houden. Dat is het puntje dat boven water uitsteekt. De rest is de plek waar bestellingen, betalingen, voorraad, personeel en cijfers bij elkaar komen, en waar je de dag erna terugleest wat er precies gebeurd is.

Moderne systemen doen dus veel meer dan afrekenen:

• je kaart beheren, met varianten, extra’s en gerechten die tijdelijk uitverkocht zijn
• bestellingen naar de juiste plek sturen, op een keukenscherm of op een bon bij de bar
• voorraad bijhouden, van kratten tot ingrediënten per gerecht
• omzet uitsplitsen per dagdeel, per gerecht, per medewerker en per kanaal
• je btw gescheiden houden over twee tarieven, want eten en alcohol vallen niet in hetzelfde vakje
• gegevens doorgeven aan je boekhouding, je roosterprogramma en je eigen bestelsite

Daaronder ligt hardware: schermen, bonprinters, een kassalade, betaalterminals, soms handhelds voor aan tafel en een keukenscherm. De software staat meestal in de cloud, zodat je thuis de omzet van vanmiddag kunt bekijken.

De vraag is dus niet welk systeem het meeste kan. Bijna elk serieus systeem kan dit lijstje. De vraag is wat jij op vrijdagavond om acht uur echt gebruikt, en hoe soepel dat werkt als het hard gaat.

Begin bij je drukste uur, niet bij de functielijst

Leg de brochures weg en loop een vrijdagavond in gedachten door. Welke handelingen doe je twintig keer? Een bestelling opnemen. Een rekening splitsen. Een gerecht zonder ui. Een pinbetaling. Een bon naar de keuken.

Tel per handeling het aantal tikken. Een systeem dat de handeling die je het vaakst doet twee tikken sneller afhandelt, is aan het eind van het jaar meer waard dan een systeem met dertig functies die je nooit opent. Dat is meteen de reden dat ranglijstjes met de beste kassa’s je weinig verder helpen: die rangschikken op functies, en jij koopt tijd.

Wat het zwaarst weegt, verschilt per type zaak. Zoek de regel die het dichtst bij jou ligt.

Wat een kassa in Nederland sowieso moet kunnen

Veel van wat je online leest over kassasystemen is geschreven voor de Amerikaanse markt: andere prijsmodellen, andere betaalvormen, andere belastingregels. Drie dingen zijn hier anders genoeg om je keuze op aan te passen.

Twee btw-tarieven op één rekening

Eten en alcoholvrije dranken vallen onder het lage tarief van 9%. Alcohol valt onder 21%. Eén tafel met een lunch en drie biertjes levert dus een rekening met twee tarieven op, en dat hoort je kassa vanzelf goed te doen. Vraag om een btw-uitsplitsing in het dagoverzicht, niet alleen een totaalomzet. Je boekhouder werkt met die uitsplitsing, en als de kassa hem niet geeft, doet iemand het alsnog met de hand.

Betalen zoals hier betaald wordt

In Nederland gaat het overgrote deel van de betalingen contactloos met een pinpas. Die transacties worden meestal per stuk afgerekend met een vast bedrag, niet als percentage van je omzet. Amerikaanse prijsvoorbeelden van een percentage plus een paar cent per transactie kun je hier dus niet overnemen. Reken je kassa en je betaalverkeer apart door. Vraag ook of je je betaalterminal vrij mag kiezen, of dat het contract je vastzet aan het betaalpakket van de leverancier.

Een administratie die terug te halen is

De Belastingdienst hanteert een bewaarplicht van zeven jaar. Je kassa is de bron van je omzetadministratie, dus die gegevens moeten er in een bruikbare vorm uit kunnen komen. Stel meteen de onprettige vraag: als ik over twee jaar overstap, krijg ik dan mijn omzethistorie, mijn kaart en mijn klantgegevens mee, en in welk bestandsformaat?

Cloud, lokaal of hybride, en wat er gebeurt als het internet uitvalt

Kassasoftware bestaat in drie vormen. Het verschil merk je niet op een dinsdagochtend, maar op het slechtste moment van de week.

Vrijwel elke leverancier zegt een offlinemodus te hebben. Dat woord dekt van alles. Vraag per functie door: bestellingen opnemen, doorsturen naar de keuken, bonnen printen, pinnen, en wat er gebeurt met bestellingen die tijdens de storing via je bestelsite binnenkomen. Betaalterminals hebben vaak een eigen mobiele verbinding en werken door als de wifi eruit ligt, maar vanzelfsprekend is dat niet.

Doe dit in de demo: vraag of ze de wifi mogen uitzetten en kijk wat er dan nog werkt. Een leverancier die daar niet aan wil, heeft je het antwoord al gegeven.

Wat het kost, en waar de kosten zich verstoppen

Het bedrag op de website is één regel van je factuur. In de horeca zijn dit de andere regels:

• Abonnement per kassa per maand, niet per zaak. Twee kassa’s en een handheld tellen apart.
• Transactiekosten voor pin, creditcard en online betalingen.
• Hardware: schermen, bonprinters, kassalades, keukenschermen. Kopen kost eenmalig, leasen kost langer.
• Installatie, het invoeren van je kaart en de training van je team.
• Koppelingen die los gefactureerd worden, zoals boekhouding, roosters of je bestelsite.
• Support buiten kantooruren, precies wanneer je het nodig hebt.

Let vooral op de looptijd. Een laag maandbedrag met een contract van meerdere jaren is niet goedkoop, het is uitgesmeerd. Vraag naar de jaarlijkse indexering, want die staat in de kleine letters en werkt door over de hele looptijd. Vraag ook wat er met de hardware gebeurt als je stopt: is die dan van jou, of huurde je hem al die tijd?

Zet de antwoorden van twee of drie leveranciers naast elkaar en tel op naar vijf jaar. Dat is de enige vergelijking die klopt, en meestal ook de vergelijking die de volgorde verandert.

Koppelingen bepalen of het in de praktijk werkt

Een kassa die op zichzelf staat, werkt prima tot je merkt hoeveel je overtypt. Elke handeling die je twee keer invoert, kost tijd en nodigt uit tot fouten.

Boekhouding

De omzet van de dag hoort automatisch in je boekhouding te belanden, uitgesplitst naar btw-tarief en betaalwijze. Vraag om een echte export uit een bestaande zaak, geen schermafbeelding uit een demo.

Bezorgplatforms

Bestellingen van Thuisbezorgd en Uber Eats kunnen rechtstreeks in je kassa binnenkomen, zodat er geen extra tablet naast de bonprinter ligt te piepen. Dat scheelt tikwerk en fouten in de bon. Wees eerlijk over wat het niet doet: de commissie blijft precies wat hij was. Een koppeling maakt het platform goedkoper in tijd, niet in geld.

Je eigen bestelsite

Bestellingen die via je eigen site binnenkomen, moeten op dezelfde plek uitkomen als de bestelling aan de balie. Komen ze in een apart schermpje aan, dan behandelt je team ze als een tweede systeem, en op een drukke avond worden ze gemist. Dit is bovendien het kanaal waar geen commissie op zit, dus het is het kanaal dat een nette koppeling het hardst verdient.

Vraag altijd om de lijst met bestaande koppelingen en let op het woord ervoor. Een directe koppeling is iets anders dan een koppeling via een tussenpartij, met een eigen maandbedrag en een eigen storing.

De gasten die je kassa vergeet

Iemand komt binnen, eet, rekent af en loopt de deur uit. Je kassa weet wat hij besteld heeft en hoe laat. Wie hij is, weet je niet. En je kunt niemand uitnodigen om terug te komen als je alleen zijn bonnummer hebt.

Dat is de stilste kostenpost in de horeca. Er is geen Nederlands percentage nodig om het mechanisme te zien: van de meeste gasten houd je niets over waarmee je contact kunt leggen. Via een bezorgplatform is het net iets vervelender, want daar bestaat de gast wel als klant, alleen niet als jouw klant.

Een kassa die gegevens vastlegt op het moment van de transactie draait dat om. Een digitale bon, een spaarkaart in het systeem, een bestelling via je eigen site met een e-mailadres erbij: het zijn allemaal momenten waarop iemand van anoniem naar bekend gaat. Kijk in de demo hoe zo’n moment eruitziet aan de kant van je gast, want als het drie extra schermen kost, gebruikt niemand het.

Doe het wel netjes. Vraag toestemming, leg vast waarvoor je de gegevens gebruikt en houd afmelden simpel. De AVG is hier duidelijk over, en een klantenbestand is alleen iets waard als het schoon is.

Kijk vanavond in je huidige systeem hoeveel gasten van vorige maand je met naam of e-mailadres kunt terugvinden. Dat getal is je uitgangspunt.

Hoe je een demo beoordeelt

Elke leverancier demonstreert goed op zijn eigen materiaal. Een demo met vier gerechten en één tafel zegt niets over jouw zaak. Neem je eigen werkelijkheid mee.

1. Stuur je menukaart vooraf op en laat die in het systeem zetten. Hoe lang dat duurt, is meteen informatie.
2. Speel je drukste half uur na: drie tafels tegelijk, een gerecht zonder ui, een rekening in tweeën, een pin die halverwege afbreekt.
3. Zet iemand uit je team achter het scherm die geen zin heeft in nieuwe software. Dat is je echte testgebruiker, niet jij.
4. Vraag of de wifi uit mag.
5. Vraag om twee referenties van zaken in jouw formaat, en bel ze ook echt.

Lees daarnaast de recensies van één en twee sterren, niet die van vijf. Je zoekt geen boze mensen, je zoekt herhaling. Als tien mensen los van elkaar hetzelfde schrijven over support, over kosten die oplopen of over een systeem dat vastloopt tijdens service, is dat geen toeval. Vraag het ook aan de zaak twee straten verderop, die dezelfde gasten en dezelfde pieken heeft als jij.

En dan de saaie stap die het meeste geld scheelt: lees het contract voordat je tekent. Looptijd, opzegtermijn, indexering, eigendom van de hardware, eigendom van je gegevens en de reactietijd van support op een vrijdagavond. Dat zijn zes regels tekst waar je vijf jaar mee leeft.