Waar je geld heen gaat, en waar je het terughaalt

Vaste kosten, variabele kosten, en waarom dat verschil telt

Kosten in een horecazaak vallen in twee bakken. Vaste kosten bewegen niet mee met je omzet. Je huur is in een stille week in februari precies even hoog als op de drukste zaterdag in juli. Variabele kosten bewegen wel mee: inkoop, gewerkte uren, verpakking, commissie op bestellingen.

Dat verschil is geen boekhoudkundige spitsvondigheid. Je vaste lasten bepalen hoeveel omzet je nodig hebt voordat je iets verdient. Je variabele kosten bepalen wat je overhoudt aan elke bestelling die daarna binnenkomt. Twee knoppen, twee soorten beslissingen.

In de horeca is de marge dun. Een paar procent aan de kostenkant is het verschil tussen een jaar waarin je kunt investeren en een jaar waarin je alleen hebt gewerkt. Dit is dus geen jaarklus voor je accountant.

Begin simpel. Pak je laatste drie maandafschriften en zet elke terugkerende afschrijving in een van de twee kolommen hierboven. Een half uur werk, en je kent je kostenstructuur beter dan de meeste eigenaren de hunne.

Loonkosten: meer dan het bedrag op de loonstrook

Voor bijna elke zaak is dit de grootste post, en ook de meest onderschatte. Eigenaren rekenen met het uurloon en niet met wat een uur werkelijk kost.

• Brutoloon volgens de loonschalen van de cao Horeca
• Vakantiegeld, wettelijk acht procent over het brutoloon
• Pensioenpremie via Pensioenfonds Horeca & Catering
• Werkgeverslasten en sociale premies
• Toeslagen voor avonden, weekenden en feestdagen
• Doorbetaling bij ziekte
• Werving en inwerken van iedereen die je aanneemt

Er is ook een verborgen variant, en die staat op geen loonstrook. Leegloop. Iemand die van vijf tot zeven achter de balie staat terwijl er drie gasten binnenkomen, kost evenveel als iemand die het niet aankan. Dat is roosteren, geen kwestie van harder werken.

Zo reken je je loonkostenpercentage uit

Deel je totale loonkosten door je omzet en vermenigvuldig met honderd. Neem een afgesloten maand of kwartaal en reken met omzet exclusief btw.

Een voorbeeld. Bij € 48.000 omzet in een maand en € 15.000 aan totale loonkosten zit je op ruim eenendertig procent. Dat getal op zichzelf zegt weinig. Datzelfde getal, twaalf maanden achter elkaar, zegt bijna alles.

De richtlijn die in dit soort artikelen rondgaat, achtentwintig tot drieëndertig procent, komt uit Amerikaanse bronnen. De Nederlandse kostenstructuur is anders: andere loonschalen, andere werkgeverslasten, geen fooicultuur die een deel van het loon draagt. Gebruik zo’n band als vorm, niet als doel.

Wat je eraan kunt doen

• Haal de telefoon uit je piekuur. Een bestelling via je eigen pagina hoeft niemand aan te nemen.
• Rooster op je eigen cijfers. Je kassa weet per uur wat er omgaat, je rooster zelden.
• Leid mensen breed op. Wie kan inpakken én afrekenen, scheelt je een halve kracht.
• Geef afhalers een vaste plek. Bestellingen op naam schelen je een avond loopwerk.
• Houd mensen vast. Werving staat nergens als loonkosten, maar gaat van dezelfde rekening.

Inkoop: wat een bord kost voordat er iemand aan zit

De tweede grote post, en breder dan de doos die de leverancier aflevert: ook bederf, verkeerd bestelde partijen, verpakking, personeelsmaaltijden en alles wat de bak in gaat omdat het te lang stond.

Inkoop schaalt bijna netjes mee met je omzet, maar je marge per gerecht doet dat niet. Meer bestellingen is dus niet automatisch meer winst. Het hangt ervan af wélke gerechten er meer over de toonbank gaan.

Zo reken je je inkoopwaarde uit

1. Beginvoorraad plus de inkoop van de periode min eindvoorraad. Dat is je werkelijke verbruik.
2. Pak je omzet over dezelfde periode, exclusief btw.
3. Deel het eerste door het tweede en vermenigvuldig met honderd.

Die btw-correctie klinkt als een detail en is het niet. Op eten zit het lage tarief van negen procent, op de meeste alcoholische dranken eenentwintig. Reken je inclusief btw, dan komt je percentage er te gunstig uit. Voorbeeld: negenduizend euro verbruik op dertigduizend euro omzet is dertig procent.

Wat gezond is, hangt af van je concept. Een steakhouse zit hoger dan een pizzeria en kan alsnog meer verdienen. Kijk dus naar de euro’s marge per gerecht, en vooral naar de marge van de gerechten die je het vaakst verkoopt.

Wat je eraan kunt doen

• Tel je voorraad op een vast moment. Zonder telling is elke ingreep giswerk.
• Werk first in, first out. Wat het eerst binnenkwam, gaat het eerst de pan in.
• Onderhandel met je leverancier en leg elk jaar een tweede offerte ernaast.
• Standaardiseer je porties. Een schep die per medewerker verschilt, staat in geen rapport.
• Kort je kaart in. Minder gerechten is minder bederf en een gast die sneller kiest.
• Laat ingrediënten terugkomen. Twee gerechten met dezelfde basis halveren je restanten.
• Verkoop bijgerechten. Friet, brood en frisdrank horen tot de hoogste marges op je kaart.

Commissie: de kosten die nooit als factuur binnenkomen

Dit is de post die eigenaren het slechtst kennen, en dat is geen onoplettendheid. Commissie wordt ingehouden voordat het geld op je rekening staat. Geen factuur, geen afschrijving. Alleen een lager bedrag op je afschrift dan de bonnen bij elkaar.

Wat je precies betaalt, staat in je eigen contract. Tarieven verschillen per platform, per afspraak en per bezorgvorm, dus zoek het op in plaats van het te schatten. Naast de commissie lopen er betaalkosten mee, en bezorg je zelf, dan komt de bezorger daarbovenop.

Zo tel je het in tien minuten op

1. Download je uitbetalingsoverzichten van de laatste drie maanden.
2. Zet per maand de bonbedragen naast wat er werkelijk is uitbetaald.
3. Het verschil is wat het platform je kostte. Deel door drie.
4. Zet dat bedrag naast je loonkosten van diezelfde maand.

Het lastige is niet dat platforms geld kosten. Ze leveren ook iets: je komt in beeld bij mensen die je nog niet kennen. Het lastige is dat je hetzelfde tarief betaalt voor de vaste gast die je adres uit z’n hoofd kent. Die bestelling had je gratis kunnen hebben.

Een bestelling die rechtstreeks binnenkomt, kost in je keuken precies hetzelfde en levert meer op. Je verandert niets aan je gerechten, je uren of je huur. Alleen de route waarlangs de bestelling binnenkomt.

Eén ding zou ik niet doen: je bezorgkosten verhogen om de commissie te dekken. Gasten vergelijken dat bedrag wel degelijk, en je maakt er precies het kanaal duurder mee dat je wilt laten groeien.

Huur, energie en de rekeningen van de gemeente

Huur is de post waar je op korte termijn het minst aan kunt doen. Let dus op het moment waarop dat wél kan: bij verlenging. Kijk in je contract naar de indexeringsclausule, want die bepaalt hoeveel je huur elk jaar vanzelf oploopt.

Daarnaast lopen servicekosten, energie en gemeentelijke heffingen mee: het gebruikersdeel van de ozb, je contract voor bedrijfsafval, precario voor je terras en in sommige gemeenten reclamebelasting. Stuk voor stuk klein, samen een post die je voelt.

• Onderhandel bij verlenging, niet in het laatste kwartaal voor de einddatum.
• Bekijk je energiecontract één keer per jaar, met een tweede offerte ernaast.
• Zet apparatuur later aan. Een oven die twee uur te vroeg draait, doet dat driehonderd keer per jaar.
• Vervang pas als iets stukgaat. Zuinig materiaal verdient zich zelden terug op werkend materiaal.
• Verhuur je ruimte op de uren dat je dicht bent.
• Controleer je afvalcontract. Half lege containers ophalen is een rekening voor lucht.

Marketing: het goedkoopste publiek heeft al bij je besteld

Een nieuwe gast vinden kost geld. Een gast die vorige maand bij je bestelde nog een keer laten bestellen, kost bijna niets. Toch gaat het grootste deel van de marketingbudgetten naar de eerste groep.

Begin dus bij de mensen die je al hebt. Een lijst met gegevens van gasten die eerder bestelden, is het goedkoopste kanaal dat er is, en die bouw je alleen op als bestellingen via je eigen kanaal binnenkomen. Je betaalt commissie voor de bestelling en de gast krijg je er niet bij.

• Stuur een terugwinbericht naar gasten die drie maanden niets bestelden.
• Geef weg wat je weinig kost. Een frisdrank, niet je duurste gerecht.
• Houd je Google Bedrijfsprofiel bij, met een link naar je bestelpagina.
• Vraag om een review vlak na een geslaagde bestelling.
• Werk met lokale mensen die over eten schrijven. Een maaltijd is goedkoper dan advertentieruimte.
• Zet een vast maandbedrag opzij. Zonder plafond groeit marketing altijd.

Beoordeel elk kanaal op één vraag: hoeveel bestellingen kwamen hier aantoonbaar uit? Niet weergaven, niet volgers, niet likes. Bestellingen. De rest is een uitgave waar je volgend jaar geen beslissing mee kunt nemen.

De kosten die je vergeet tot ze er zijn

Onder de grote posten ligt een laag kleine rekeningen. Los stelt geen ervan iets voor. Bij elkaar zijn ze in veel zaken groter dan de energierekening.

Zet ze één keer per jaar op één lijst met het bedrag ernaast. Een half uur werk, en je vindt er vrijwel altijd twee abonnementen op die niemand meer gebruikt.

Voor reparaties geldt iets anders. Daar kun je niet op besparen, alleen op voorbereiden. Elke maand een vast bedrag opzijzetten is saai, en het is het verschil tussen een kapotte vaatwasser en een kapotte week.

Omzet min kosten, en verder niets

De meeste zaken die het niet redden, investeerden niet te weinig. Ze kenden hun werkelijke kosten te laat. Dat verschil doet er enorm toe, want het eerste is een keuze en het tweede is een gebrek aan zicht.

Maak er dus één pagina van. Vijf regels per maand: omzet, loonkosten, inkoop, vaste lasten, en commissie plus betaalkosten. Elke maand dezelfde vijf regels in dezelfde volgorde. Na een kwartaal zie je de lijn, na een jaar zie je je seizoen.

En als je maar één ding aanpakt, begin dan bij de commissie. Niet omdat het altijd de grootste post is, maar omdat het de enige is die je kunt verlagen zonder iets te veranderen aan je gerechten, je mensen of je huur. Je keuken merkt er niets van. Je marge wel.