Catering als tweede omzetbron: zo krijg je zelf de opdrachten binnen

Past catering bij jouw keuken?

Catering is gewoon koken in grotere hoeveelheden, voor een groep die vooraf bestelt en op een afgesproken tijd wil eten. Dat maakt het aantrekkelijk. Je weet dagen van tevoren wat er komt, je koopt gericht in, je maakt één grote portie in plaats van veertig kleine en je levert één keer af.

Er zit nog een voordeel in dat niet op je kassabon staat. Een lunch voor veertig collega’s zet je eten voor veertig mensen tegelijk op tafel, en een deel van hen kent je zaak niet. Wie goed heeft gegeten, vraagt waar het vandaan komt, en zo komt een bestelling vaak met nieuwe bestellers mee. Kantoren bestellen bovendien doordeweeks overdag, vaak wanneer jouw zaal stil is.

Daar staat tegenover dat catering je keuken op een ander moment belast dan je gewone dienst. De bestelling moet klaar zijn terwijl je lunchservice begint, en een te late of koude levering gebeurt voor de ogen van de collega’s van de besteller. Dat vergeten ze niet. Begin dus niet met de vraag hoe je veel catering binnenhaalt, maar met de vraag of je keuken het aankan.

Kun je vier van de vijf beantwoorden, dan kun je beginnen, en wel klein: vier of vijf bundels, een minimumaantal en een grens aan wat je per dag aanneemt. Uitbreiden kan altijd. Een mislukte eerste opdracht wis je niet meer uit.

Het grootste obstakel zit niet in je keuken. Veel zaken geven catering op omdat het niet liep, terwijl de reden simpel was: niemand wist dat ze het deden. Een vaste gast die twee keer per maand bij je eet, weet niet dat jij ook de lunch voor zijn team kunt verzorgen. Daarom gaat dit artikel over een aanbod dat klopt én over iedereen die het moet kennen.

Wie bestelt catering, en waar let die op

Catering is geen doelgroep maar een rij situaties waarin één persoon eten regelt voor een groep. Die persoon, de besteller, is je echte klant. Hij of zij doet het naast een andere baan en wordt erop beoordeeld of het goed gaat. Dat verklaart wat ze willen: zekerheid, gemak en een bedrag dat bij het budget past.

Zakelijke bestellers kopen meestal doordeweeks en op factuur. Particulieren kopen vaak in het weekend en betalen vooraf. Verenigingen en scholen hebben weinig per persoon en vaak iemand die moet goedkeuren. Dat zijn drie verschillende gesprekken met dezelfde kaart.

Het jaar loopt in golven

• December en januari: kerstlunches, eindejaarsborrels, Sinterklaas op kantoor en nieuwjaarsborrels. Bedrijven plannen die vaak al in het najaar, dus je aanbod staat er in oktober.
• Voorjaar en zomer: communies, Koningsdag, diploma-uitreikingen, afscheid van groep acht, tuinfeesten, bedrijfsuitjes en toernooien van sportclubs.
• Suikerfeest en Offerfeest, en de maaltijden in de ramadan: de data volgen de maankalender en schuiven elk jaar zo’n elf dagen op, dus zoek ze op en zet ze in je eigen kalender.
• Het hele jaar door: verjaardagen, jubilea en uitvaarten.

Een koffietafel na een uitvaart is een aparte categorie. De opdracht komt kort van tevoren en de besteller is in rouw. Wat daar werkt is rust: een vaste, korte kaart, een duidelijke prijs per persoon en één telefoonnummer waar iemand opneemt. Bij religieuze en culturele feesten vraag je vooraf naar de eisen van de gasten.

Een cateringkaart bouwen uit wat je al maakt

Een cateringkaart is niet je gewone kaart in grotere porties. Hij moet werken voor grote hoeveelheden, voor het vervoer en voor de manier waarop een besteller denkt. Begin bij je best verkochte gerechten die goed blijven, en voeg gerust iets toe dat alleen in bulk zin heeft, zoals een cake die je in plakken snijdt en in de vriezer bewaart.

Denk in een bedrag per persoon

Vraag een besteller niet naar het totaalbudget maar naar het bedrag per persoon. ‘Ik heb honderd euro voor het hele team’ klinkt redelijk, tot blijkt dat er vijfenveertig mensen aan tafel zitten. Zegt iemand ‘acht tot tien euro per persoon’, dan weet jij precies wat er kan. Laat je kaart hetzelfde doen: noem bij elke bundel de prijs per persoon, het aantal personen en het totaal.

Een schaal kip met rijst voor twaalf personen kost €66. Dat is €5,50 per persoon. Zet je er salade en brood bij, dan staat er €9,00 per persoon op de kaart en leest het als een complete lunch. Bied drie bundels aan, dan kiest de besteller zonder te rekenen. De middelste leest als de redelijke keuze. De prijzen hieronder zijn een voorbeeld, de jouwe volgen uit je eigen rekensom.

Raad aan om minder te kiezen

Bestellers willen vaak veel soorten: vijf warme gerechten, twee salades, drie desserts. Dat geeft meer weggegooid eten bij de klant en meer werk in jouw keuken. Zeg het eerlijk: ‘We maken alles wat je wilt, maar ons advies is drie gerechten. Dat scheelt per persoon en er blijft minder over.’

Wat reist goed en wat niet

Dieetwensen horen erbij

In elke groep zit iemand die geen gluten, melk of vlees eet. Houd bij catering altijd een vegetarische optie, een gluten- of lactosevrije keuze en een veganistische variant achter de hand, en bied naast schalen ook individuele lunchdozen aan. Wie eten verstrekt, moet klanten bovendien vooraf laten weten welke van de veertien allergenen erin zitten. Volgens de NVWA kan dat bij onverpakt eten op een menukaart of kaartje, of mondeling zolang ergens staat dat gasten ernaar kunnen vragen. Bij catering zet je het op het label van de bak.

Maak de kaart ook voor je keuken leesbaar

Zet in de naam die op het keukenticket komt wat de portie is. Staat er alleen ‘grote bak broodjes’, dan vraagt de kok zich af of dat vijftig of zestig is. Staat er ‘grote bak broodjes (60 stuks)’, dan klopt het altijd. Zet datzelfde aantal en het aantal personen ook op de online kaart, en print de kaart voor je team, zodat ook een medewerker zonder training aan de telefoon kan antwoorden.

Hoe bestellen ze

Laat standaardbestellingen lopen via een bestelpagina waar de besteller datum, tijd, aantal personen en adres invult. Een kantoorbeheerder wil snelheid en zekerheid, geen mailwisseling van drie dagen voor een lunch voor twintig. Maatwerk, zoals een bruiloft of een groot feest, loopt beter via een aanvraagformulier of een gesprek, waarna je een offerte stuurt. In beide gevallen leg je de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de besteller vast. Dat heb je nodig om diegene later uit te nodigen opnieuw te bestellen. Meer lezen over catering als onderdeel van je eigen bestelkanaal kan op de cateringpagina.

Prijs per persoon, minimum en btw

Een cateringprijs rekent anders dan een kaartprijs. Bij catering komen verpakking, voorbereiding, vervoer en opbouw erbij, en die staan niet op je inkoopfactuur. Hoe je een prijs uitrekent, staat in het artikel over menuprijzen. Hier gaat het om wat catering extra vraagt.

Een rekenvoorbeeld voor een lunch

Stel: je verkoopt een lunch voor €11,50 per persoon, inclusief btw. Netto is dat €10,55. De inkoop van broodjes, beleg, fruit en een koekje is €3,40 per persoon, het drankje €0,60 en de verpakking, servetten en bekers €0,70. Een medewerker kost je €25 per uur en de rit heen en terug €30 aan tijd en brandstof. Zo pakt dat uit voor twintig en voor zestig personen.

Bij twintig personen blijft er een kleine €25 over, en daar moeten je vaste lasten nog van af. Bij zestig personen is dat acht keer zoveel, terwijl de bestelling maar drie keer zo groot is. De rit en de voorbereiding groeien namelijk niet mee met het aantal personen. Daarom is een minimum bij catering geen gierigheid. Het is de ondergrens waaronder de bestelling je niets oplevert.

Minimum, toeslagen en aanbetaling

• Minimum: bijvoorbeeld tien personen of €150 per bestelling. Kleinere groepen verwijs je naar je gewone kaart of naar afhalen.
• Bezorgkosten: een vast bedrag tot een afstand die je zelf kiest en daarboven per kilometer. Hoe je dat redelijk opzet, lees je in [het artikel over bezorgkosten](post:delivery-fees).
• Aanbetaling: bij grote of eenmalige opdrachten, bijvoorbeeld de helft bij bevestiging.

Als het budget krap is

Een besteller die zegt dat het te duur is, wil meestal geen korting maar een bedrag dat past. Kijk eerst of er te veel besteld is: wie zelf optelt dat hij vijf van dit, drie van dat en zeven van iets anders nodig heeft, overschat soms wat een groep eet, zeker bij een lunch. Stel daarna een gelijkwaardig alternatief voor: een pizza met gewoon beleg in plaats van de luxe variant, kip in plaats van rund. Het is evenveel eten en het kost minder. Alleen als dat niet genoeg is, praat je over de prijs.

Andersom tillen bundels de gemiddelde bestelling omhoog: een dessert, koffie of een drankenpakket bij elke lunch. Dertien manieren om dat te doen staan in het artikel over de gemiddelde bestelling.

Btw op catering

Eten en alcoholvrije dranken vallen in Nederland onder het lage btw-tarief van 9%, alcohol onder 21%. Dat geldt voor een bezorgde maaltijd en ook voor catering waarbij je zelf het eten uitserveert, want restaurant- en cateringdiensten horen bij het lage tarief voor eten. Een lunchbuffet met koffie en water is dus 9%, de wijn en het bier erbij zijn 21%.

Wat geen eten of alcoholvrije drank is, zoals het verhuren van tafels, een tent of glaswerk zonder dat je er eten bij levert, valt in de regel onder 21%. Zet het tarief per regel op je offerte en je factuur. Twijfel je over een combinatie, vraag dan je boekhouder of de Belastingdienst, want tarieven en uitleg veranderen soms.

Doorlooptijd en capaciteit

Catering gaat op twee plekken mis: je neemt te veel aan, of je neemt het te laat aan. Beide los je op met regels die je vooraf opschrijft.

Een vaste doorlooptijd

Zet per soort bestelling een minimale doorlooptijd en zet die op de bestelpagina, zodat er niets binnenkomt wat je niet kunt maken. Een voorbeeld:

• Tot 30 personen: bestellen kan tot 14.00 uur de dag ervoor.
• 30 tot 100 personen: minimaal drie werkdagen van tevoren.
• Meer dan 100 personen, een warm buffet of maatwerk: minimaal een week van tevoren, na een offerte.

Reken terug vanaf het moment dat het klaar moet zijn

Een bestelling voor 11.30 uur begint niet om 11.30 uur. Reken achteruit en kijk wat er in elk uur al in je keuken gebeurt. Een voorbeeld met een rit van veertig minuten:

1. 11.30 uur: de groep wil eten.
2. 11.00 uur: je staat bij de klant en bouwt op.
3. 10.20 uur: de bezorger vertrekt, met alles gecontroleerd tegen de bon.
4. 7.30 tot 10.00 uur: bereiden, snijden, inpakken, labelen en de temperatuur meten.
5. De dag ervoor: inkopen binnen en voorbereiding die kan wachten.

Leg die planning naast de rest van je ochtend. Staan er op hetzelfde moment je lunchvoorbereiding en een tweede cateringbestelling, dan kan er niet nog een bij. Zet daarom een daglimiet, bijvoorbeeld twee grote bestellingen of honderdvijftig personen per dag. Daarboven zeg je vriendelijk nee, of je biedt een ander tijdstip aan.

Last-minute aanvragen: zeg wat wel kan

Last-minute aanvragen komen vaak voor. Zeg niet meteen nee, zeg wat wel kan.

• Bied een alternatief. Een lasagne in twee uur lukt niet, pizza met salade en brood wel.
• Onderhandel over het tijdstip. Valt de bestelling op je lunchdrukte, vraag dan of elf uur ook kan. Tussen tien en elf uur is je keuken vaak rustiger.
• Laat je team aan het begin van de dienst de lijst met cateringbestellingen doornemen, zodat niemand wordt verrast door vijfentwintig pizza’s.

Gesplitste levering als vangnet

Loopt een grote bestelling uit, dan is de regel: breng eerst wat klaar is, op het afgesproken tijdstip, en bel zelf voordat het misgaat. Zijn er dertig pizza’s besteld en staan er tien klaar, dan rijden die tien weg en volgen de overige twintig binnen een half uur. Een groep zonder eten verliest het vertrouwen in je zaak, een groep met de helft en een telefoontje niet.

Wijs voor al dit werk één persoon aan als cateringverantwoordelijke: een naam die de bestellingen kent, de planning bewaakt en de telefoon opneemt. Zonder die naam is catering ieders taak en dus niemands.

Verpakking, vervoer en temperatuur

Bij catering is de verpakking je bord. Hoe de bak eruitziet als de besteller hem opent, is hoe je zaak eruitziet. Investeer in stevige bakken met een goed sluitend deksel of in nette aluminium schalen, en geef elke bak een label met de naam van je zaak, de inhoud en de allergenen.

Zorg dat die voorraad er is voordat de aanvraag komt.

Temperatuur en hygiëne

Voor eten dat je bezorgt gelden dezelfde hygiëneregels als voor eten dat je serveert. Als horecazaak werk je met de Hygiënecode voor de horeca van Koninklijke Horeca Nederland, en met die code voldoe je volgens KHN aan de HACCP-eisen. De NVWA noemt de grenzen waar je op let.

• Gekoelde producten houd je op 7 °C of kouder, diepvries op -18 °C of kouder.
• Warm eten houd je op 60 °C of warmer.
• Opwarmen doe je tot minimaal 60 °C, en kip of gehakt verhit je tot 75 °C of hoger.
• Eten dat je vooraf bereidt en niet direct serveert, moet binnen vijf uur onder de 7 °C zijn.
• Meet met een insteekthermometer. Alleen het display van de koeling aflezen is niet genoeg.

Een aparte grens voor het vervoer zelf staat niet in wat de NVWA op haar horecapagina’s noemt. De werkbare lijn is daarom dezelfde twee grenzen: wat koud moet blijven, gaat in een koelbox met koelblokken, wat warm moet blijven in een geïsoleerde warmhoudbak. Leg in je HACCP-plan vast hoe je dat bij catering doet en wie de temperatuur meet bij vertrek en bij aankomst. Lees voor de actuele tekst de Hygiënecode of kijk op nvwa.nl.

Rijd zo dat de bakken niet schuiven, met een antislipmat en niets los in de laadruimte, en doe een proefrit met een volle bestelling voordat je je eerste echte klant bedient. Zo merk je zelf waar het lekt.

Bezorgen en opbouwen bij de klant

De bezorging is het enige moment waarop de besteller jou ziet. Punctualiteit gaat voor alles. Een te late bestelling brengt de organisator in verlegenheid voor zijn collega’s, en dat vertrouwen komt niet terug met een terugbetaling. Plan de aankomst daarom een kwartier tot een half uur voor het afgesproken tijdstip.

Wie bezorgt, vertegenwoordigt je zaak: verzorgde kleding, vriendelijk, zonder haast. Bij catering is het niet afleveren en weg, de bezorger zet alles uit en bouwt het op. Heb je zelf geen bezorger, dan kan een koerier of bezorgdienst het doen, maar temperatuur en tijd blijven jouw verantwoordelijkheid.

Opbouwen in vijf stappen

1. Zet het warme eten in de warmhoudbakken en de koude schalen apart. Wil je brandpasta gebruiken, vraag dan eerst of dat in het pand mag.
2. Leg bij elke schaal een lepel of tang en een kaartje met de naam van het gerecht en de allergenen.
3. Zet borden, bestek, servetten en bekers aan het begin van het buffet.
4. Laat een kaartje achter met je telefoonnummer, voor als er iets ontbreekt.
5. Neem je afval mee en laat de plek schoon achter.

Zorg dat je gevonden wordt

Niets in dit artikel werkt als niemand weet dat je catert. Zet catering daarom zichtbaar op elk punt waar een gast of een bedrijf jou tegenkomt.

In je zaak

• Een poster bij de kassa of de afhaalbalie met je beste foto van een opgebouwd buffet, een duidelijke kop (‘Wij verzorgen catering voor kantoor, feest en vereniging’) en een QR-code naar je cateringpagina.
• Gedrukte cateringkaarten bij de kassa en op tafel. Wie op zijn afhaalbestelling wacht, pakt er een mee.
• Een kaart of flyer in elke tas, bij elke bezorging en elke afhaalbestelling. Je vaste gasten zijn je beste bron van cateringopdrachten.
• Je team noemt het. Bestelt iemand voor een groep van zes of meer, dan zegt de medewerker: ‘Trouwens, we verzorgen ook catering voor kantoren en feesten.’

Online

Wie catering zoekt, begint op Google. Zorg dat daar zichtbaar is dat je het doet.

• Zet een knop ‘Catering’ in de menubalk van je site en bovenaan je homepage.
• Maak een eigen pagina voor catering, in gewone tekst: je kaart, prijs per persoon, het minimum, de doorlooptijd, het bezorggebied, foto’s en een aanvraagknop. Schrijf hem in de woorden waarmee een kantoorbeheerder zoekt, zoals ‘lunch bestellen voor kantoor’ met jouw plaatsnaam erbij. Zonder zo’n pagina kan Google je voor die zoekopdrachten niet laten zien. Een plek in de resultaten is daarmee niet gegarandeerd, maar je doet wel mee.
• Pas je Google Bedrijfsprofiel aan: voeg een cateringcategorie toe, laat de bestelknop naar je cateringpagina wijzen in plaats van naar je homepage en plaats regelmatig foto’s van opgebouwde buffetten. Hoe je het profiel verder op orde brengt, staat in [het artikel over lokale vindbaarheid](post:local-seo).

Gasten van een bestelplatform

Komen er cateringbestellingen binnen via een bezorgplatform, dan zie je daar nieuwe gasten. Het platform is goed voor bereik, maar je weet niet wie de bestelling regelde. Stop daarom in elke platformbestelling een kaartje: ‘Zullen wij het de volgende keer rechtstreeks voor je regelen? Dan stemmen we de kaart op jullie af en kennen we jullie voorkeuren.’ Zet er een QR-code bij en een kleine reden om te kiezen, zoals een gratis dessert bij de eerste rechtstreekse bestelling. Geef de actie een eigen code, dan zie je wie het doet. Neem daarna alleen contact op met gegevens die de besteller je zelf geeft, en lees de voorwaarden van het platform over contact met gasten.

Zelf opdrachten ophalen

Zoekmachines vangen mensen die al naar catering zoeken. Daarnaast zijn er bedrijven die niet zoeken, omdat ze nog nooit hebben bedacht dat de zaak om de hoek hun lunch kan doen. Die moet je zelf bereiken.

Maak een lijst

Zoek in Google Maps binnen vijf kilometer van je zaak naar organisaties met veel mensen op één plek: accountants- en advieskantoren, notarissen en makelaars, tandarts- en huisartsenpraktijken, autobedrijven, verzekeraars, bouwbedrijven, scholen en sportverenigingen. Kies er een paar tientallen met bij voorkeur vijfentwintig of meer medewerkers en zoek de naam van de office manager, de directieassistent of de HR-medewerker. Zet ze in een spreadsheet, met een kolom voor wat je gedaan hebt en wanneer.

De proeflunch

Een van de beste manieren om een zakelijke klant te winnen is ze laten proeven. Je biedt een gratis proeflunch aan voor ongeveer twaalf mensen, op voorwaarde dat het bedrijf hem zelf ophaalt en, als iedereen dat goed vindt, een foto van het team met het eten deelt. Dat ophalen scheelt jou een rit.

Houd het kort en niet te verkoperig. Je bent de zaak om de hoek die graag laat zien wat ze kan. Stel dat de inkoop van de proeflunch €35 is. Dat is minder dan een advertentie die misschien niemand bereikt, en het bereikt in één keer een heel kantoor, inclusief de mensen die over eten beslissen.

Soms zegt de contactpersoon: ‘We zijn eigenlijk met vijfentwintig, wat kost het als we er wat bij nemen?’ Dan is de proeflunch een betaalde bestelling geworden. Zo niet, dan houd je toch iets over: een foto voor je eigen kanalen, een kantoor dat je eten heeft geproefd en de naam van de persoon die beslist. Bel twee dagen later: was het lekker, en wat heeft het team nodig voor een volgende keer?

Bezoek tussen de diensten door

Stuur in het stille uur, bijvoorbeeld tussen twee en vier, een manager of vertrouwde medewerker langs nabijgelegen kantoren. Vraag bij de receptie naar de office manager en neem een gedrukte cateringkaart met QR-code en een kleine proefportie mee. Iets te proeven is sterker dan een flyer. Bezorg je een gewone bestelling bij een kantoor, zeg dan richting het eind van het jaar: ‘Als je het team een keer wilt bedanken met een lunch, regelen wij dat graag.’

LinkedIn

Veel bestellers van zakelijke catering zitten op LinkedIn: office managers, directieassistenten, HR-medewerkers en teamcoördinatoren. Zorg dat je profiel en dat van je zaak vermelden dat je catering verzorgt, stuur een korte persoonlijke verbindingsvraag en begin niet meteen met een verkooptekst. Plaats een paar keer per maand een foto van een opgebouwd buffet of een tevreden team, met toestemming van de klant, en houd dat een jaar vol.

Mailen naar bedrijven die je niet kent

Voor ongevraagde berichten gelden regels, ook zakelijk: noem wie je bent en waarom je schrijft, geef een eenvoudige manier om je niet meer te mailen en bewaar volgens de AVG alleen wat je nodig hebt. De ACM legt uit wat precies mag; lees dat voordat je een lijst gaat mailen.

Beloon de besteller, maar let op

Maak het de persoon die steeds voor het bedrijf bestelt makkelijk: een herhaalbestelling in een paar klikken en een vaste contactpersoon bij jou. Spaarpunten voor de besteller zelf kunnen werken, maar sommige bedrijven hebben een gedragscode die persoonlijke voordelen van leveranciers niet toestaat. Vraag het dus na, of beloon het bedrijf, bijvoorbeeld met een gratis dessert bij de vijfde bestelling. Over spaarprogramma’s lees je meer in het artikel over loyaliteit.

Offerte, bevestiging en factuur

Bij catering draait het geld om een afspraak: wat, voor wie, wanneer, waar en voor hoeveel. Zet die op papier voordat je gaat koken.

De offerte

Stuur de offerte dezelfde dag. Wie snel antwoordt, laat zien hoe hij de bestelling zal aanpakken.

Bevestigen

Een offerte is pas een opdracht als de klant akkoord geeft, door te antwoorden met ‘akkoord’, de aanbetaling te betalen of digitaal te bevestigen. Spreek een datum af waarop het definitieve aantal personen vaststaat, bijvoorbeeld drie werkdagen van tevoren. Daarna kunnen er hooguit een paar personen bij, niet af. Twee dagen van tevoren stuur je een korte bevestiging met tijd, adres, aantal personen en dieetwensen, zodat je misverstanden opvangt zolang het nog kan.

Schrijf je annuleringsregel in je voorwaarden. Bijvoorbeeld: kosteloos tot vijf dagen vooraf, daarna wordt de inkoop in rekening gebracht, en op de dag zelf het volle bedrag. Laat je voorwaarden één keer nakijken door iemand die er verstand van heeft, zeker als je ook aan particulieren levert. Wat de wet voor particulieren regelt, legt de ACM uit.

Factureren aan een bedrijf

Een zakelijke klant betaalt meestal op factuur, en die factuur moet kloppen, want de administratie van de klant hangt ervan af. Dit zijn de gegevens die de Belastingdienst verplicht stelt.

• Je naam en volledige adres, en die van de klant. Een postbusnummer alleen is niet genoeg.
• Je btw-identificatienummer, dat met NL begint, en je KvK-nummer als je bij de KvK bent ingeschreven.
• De factuurdatum en een factuurnummer. Nummer opeenvolgend en gebruik elk nummer maar één keer.
• Wat je geleverd hebt en hoeveel: de soort gerechten en het aantal, of het aantal personen.
• De datum waarop je geleverd hebt.
• Het bedrag exclusief btw, per btw-tarief apart als je meer dan één tarief hebt, met het tarief erbij.
• Het btw-bedrag.

Voor facturen tot en met €100 inclusief btw gelden lichtere eisen, maar bij catering zit je daar zelden onder. Stuur de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand nadat je hebt geleverd. Bewaar hem zeven jaar. Dat mag digitaal, zolang de scan een volledige en juiste kopie is.

Het te betalen bedrag is hier €557,00. Vraag een zakelijke klant bij de bevestiging wat de administratie nodig heeft: een referentie of ordernummer, de afdeling of kostenplaats en het e-mailadres van de financiële administratie. Zet een betaaltermijn, bijvoorbeeld veertien dagen, op offerte en factuur. Bestelt een klant elke maand, dan kan één maandfactuur met een overzicht prettiger zijn.

Terugkomen: nazorg en herhaalbestellingen

Een zakelijke klant komt terug om één reden: het ging goed. Op tijd, compleet, lekker en makkelijk te eten. Dat deel is je werk in de keuken. Wat je daarna doet, bepaalt of het bij één bestelling blijft.

Bel de dag erna

Bel bij elke bestelling boven een bedrag dat jij kiest, zeg €250, de dag erna. Het kost een minuut: was alles in orde, was het genoeg, vroeg het team om iets voor een volgende keer? Ging er iets mis, dan hoor je het van de besteller zelf en niet van zijn collega’s, en krijg je de kans het goed te maken. Ging alles goed, dan ben je het eerste bedrijf dat ze bellen voor de volgende keer.

Leg het vast

Noteer na elke opdracht het bedrijf, de contactpersoon, de datum, het aantal personen, wat er besteld is, wat ze lekker vonden, de dieetwensen en wanneer de volgende kans zich voordoet, zoals een jaarlijks etentje of een terugkerende vergadering. Een spreadsheet is genoeg om te beginnen. Hoe je gastgegevens omzet in herhaalbezoek, staat in het artikel over restaurant-CRM.

Mail op de momenten dat ze bestellen

Kantoorbestellingen zitten vooral in de werkweek. Een korte mail op maandagochtend, zoals ‘Nog een lunch nodig voor deze week? Bestel vóór tien uur rechtstreeks bij ons’, vangt de bestelling op die anders blijft liggen. In het najaar herinner je bedrijven aan de kerstlunch en de eindejaarsborrel, en na een grote opdracht laat je met foto’s zien wat je aankunt. Hoe je zulke mails opbouwt, lees je in het artikel over e-mailmarketing. Gebruik sms spaarzaam, alleen voor iemand die daar toestemming voor heeft gegeven en alleen voor iets dat haast heeft.

Maak vaste klanten vast

Voor een bedrijf dat vaker bestelt, kun je een vaste afspraak maken: een vaste prijs per persoon, gratis bezorging vanaf een bepaald bedrag of een standaardkaart die elke week terugkomt. Stel: een kantoor bestelt elke twee weken voor €300. Dat is 26 keer per jaar, samen €7.800. Zo’n bedrag haal je niet bij een gewone gast, en daarom mag je voor een zakelijke klant meer investeren: een proeflunch, goede foto’s, stevige verpakking.

Je eerste negentig dagen

Een plan met data en aantallen voorkomt dat catering een ‘ooit’ blijft. Zet er getallen in die je kunt tellen.

Meet vier getallen: je omzet uit catering, het aantal klanten dat opnieuw bestelde, de gemiddelde bestelling en hoeveel aanvragen een bevestigde opdracht werden. Staat er na negentig dagen weinig in, kijk dan waar het stokt: weet niemand dat je het doet, is de offerte te duur, komt de bestelling te laat? Geef jezelf ook een doel dat je kunt halen of missen, bijvoorbeeld vier vaste zakelijke klanten en €4.000 cateringomzet per maand aan het eind van de derde maand. Het getal hoeft niet te kloppen. Het moet er wel zijn.

Catering is geen bijbaantje. Het is een tweede omzetbron die groeit met elke tevreden besteller, omdat één bedrijf of één vereniging blijft bestellen en jou doorvertelt. Maak het zichtbaar, zorg dat je keuken het aankan en ga zelf de deur uit.