Je foodcostpercentage uitrekenen, en wat je ermee doet

Wat het foodcostpercentage je vertelt

Je foodcostpercentage is het deel van je netto omzet uit eten dat opgaat aan inkoop. Kost de inkoop €9.600 en verkoop je voor €30.000 aan eten, dan is het 32%. Van elke euro gaat dus 32 cent naar de groothandel en de slager. Uit de overige 68 cent komen je personeel, je huur, je energie en wat je zelf overhoudt.

Een receptkaart zegt wat een bord zou moeten kosten. Je foodcostpercentage zegt wat het je werkelijk kostte, met de bordresten, de gemorste saus en de extra lepel bij drukte. Daarom gebruik je het om je winst te bewaken, je prijzen te toetsen, verspilling op te sporen, leveranciers te vergelijken en je inkoop te begroten.

Hoe je van dit getal naar een prijs komt, staat in het artikel over menukaartprijzen. Hier gaat het om het meten zelf. Hoe foodcost in je winstmarge terechtkomt, lees je apart.

Haal de btw eraf, bij je omzet én bij je inkoop

De prijs op je kaart is inclusief btw, en dat deel is niet van jou. In de horeca geldt volgens de Belastingdienst 9% op eten en alcoholvrije dranken en 21% op alcohol. Bier met niet meer dan 0,5% alcohol valt nog onder het lage tarief.

Deel je omzet daarom door 1,09 bij eten en alcoholvrij en door 1,21 bij alcohol. Wat overblijft is je netto omzet. Je inkoop reken je ook exclusief btw, want de btw op je inkoopfacturen vraag je terug in je aangifte. Stel dat je kassa in een maand dit laat zien:

Deel je de inkoop van €9.600 door de €32.700 inclusief btw, dan kom je op 29%. Door de €30.000 netto is het 32%. Drie procentpunt cadeau aan jezelf.

Haal de omzet uit je kassa, per categorie en per btw-tarief. Staat alles in één groep, dan is elk getal hierna een gok. Welke rapporten verder tellen, staat in je cijfers lezen. Let ook op drie dingen:

• Platformbestellingen: neem het bedrag dat de gast voor het eten betaalde, vóór de commissie. De commissie is een eigen kostenpost en geen foodcost. Hoe je haar boekt, staat in [boekhouden voor restaurants](post:bookkeeping).
• Korting en gratis gerechten: reken met wat de gast werkelijk betaalde. Bezorgkosten en fooi zijn geen omzet uit eten.
• Eten en drank: reken ze apart. Drank heeft een veel lagere inkoop en laat je eten zuiniger lijken dan het is.

Je werkelijke foodcost: beginvoorraad plus inkoop min eindvoorraad

Wat je inkocht is niet wat je verbruikte: een koelcel die voller is dan vorige maand, telt als inkoop en niet als verbruik. Daarom tel je je voorraad. De korte versie van deze som staat ook in waar je geld heen gaat.

Waarom tellen ertoe doet, zie je in drie maanden van een zaak die niets veranderde:

Zonder telling schrik je in maand twee en denk je in maand drie dat je het hebt opgelost. De voorraad schoof, de zaak niet. Zo tel je:

1. Tel op een vast moment, bij voorkeur na sluiting of de ochtend erna vóór de levering.
2. Loop in een vaste volgorde door de zaak (vriezer, koeling, droge voorraad, bar) en tel met zijn tweeën. Weeg dure dingen zoals vlees en vis.
3. Waardeer tegen de laatste inkoopprijs exclusief btw en laat zout en specerijen weg.
4. Boek leveringen in de maand dat het eten binnenkwam, niet in de maand dat je betaalt.

Vergeet de inkoop zonder factuur niet, zoals de eieren uit de supermarkt. Verpakking voor afhaal en bezorging hoort er niet in, dat is een kost van het kanaal. Tel minimaal maandelijks, en dure posten als vlees, vis en drank wekelijks als je een lek vermoedt.

Per gerecht en voor de hele zaak

Per gerecht deel je de inkoop van alle ingrediënten in één portie door de kaartprijs exclusief btw. Neem een kipschnitzel met friet en salade voor €16,35 op de kaart, dus €15,00 netto:

Let op het snijverlies: je koopt 200 gram kip en legt 180 gram op het bord. Rekende je met 180 gram, dan stond je kip €0,19 te goedkoop in het recept. Het percentage is €3,90 gedeeld door €15,00, dus 26%.

Het percentage van je hele zaak is een gewogen gemiddelde: wat vaak weggaat telt zwaarder. Een week met drie gerechten, met verzonnen getallen:

Het gemiddelde van de drie percentages is 29%, maar de zaak staat op 32%, omdat de biefstuk zo vaak weggaat. Verkoop je volgende week meer soep en minder biefstuk, dan zakt je percentage zonder dat je een recept of prijs aanraakt. Daarom heb je verkoopcijfers per gerecht nodig.

Theoretisch en werkelijk: waar het gat zit

Tel je de receptkosten op voor alles wat je verkocht, dan krijg je je theoretische foodcost: verkoopaantallen uit je kassa maal receptkosten, gedeeld door je netto omzet. Het is wat je zou uitgeven als elk bord precies volgens het recept ging. De periodemethode geeft de werkelijke.

Stel dat de theoretische foodcost in onze maand €8.400 is, 28% van €30.000, terwijl de periodemethode €9.600 gaf, 32%. Het gat is €1.200 per maand, €14.400 per jaar aan eten dat je kocht, betaalde en niet verkocht. Het is het nuttigste getal in dit artikel, want het is geen mening. Het gat heeft vijf bekende oorzaken:

Zoek het gat met één ingrediënt per keer

Kies het duurste ingrediënt in een veelverkocht gerecht en volg het een week. Je begon met 4 kilo biefstuk, kreeg 20 kilo geleverd en eindigt met 3 kilo, dus er is 21 kilo gebruikt. Je kassa zegt dat je 100 biefstukken verkocht, à 180 gram volgens je recept: samen 18 kilo. Drie kilo ontbreekt, bij €32 per kilo €96 in één week. Nu heb je een vraag die je kunt beantwoorden: is de portie gemiddeld 210 gram, ging er snijafval mee, werd een bord weggegooid?

Een gat dat van maand tot maand even groot blijft, is je basis, want elke keuken heeft snijverlies. Een gat dat groeit, is een lek.

Wat jij of je personeel uit je eigen keuken eet, zit in je inkoop en niet in je omzet, dus in je gat. Hoe je het in de btw en de inkomstenbelasting verwerkt, bespreek je met je boekhouder, want voor privégebruik en personeelsmaaltijden gelden eigen regels.

Waarom de bandbreedte uit Amerika niet bij je zaak past

Zoek je naar een goed foodcostpercentage, dan komt bijna altijd dezelfde bandbreedte terug: 28 tot 35%. Dat is een vuistregel van Amerikaanse branchesites, geen Nederlands onderzoek. Als startpunt is hij prima om te zien of je ver ernaast zit. Als doel past hij niet, om drie redenen:

1. Je andere kosten zien er anders uit. Je loonkosten volgen de cao Horeca of je eigen afspraken, je huur hangt aan je straat en commissie en verpakking verschillen per kanaal.
2. De btw zit anders. Amerikaanse prijzen worden doorgaans zonder belasting genoemd, bij ons zit de btw in de prijs.
3. Je soort zaak telt mee. Een pizzeria werkt met meel, tomaat en kaas en komt meestal lager uit dan een visrestaurant met dure grondstoffen. Dat zegt niet wie het meest overhoudt. Ook binnen één kaart verschilt het: dranken en bijgerechten komen meestal lager uit dan hoofdgerechten.

Zo stel je je eigen doel vast

Werk van onder naar boven. Begin met wat je wilt overhouden, tel je andere kosten erbij en kijk wat er voor inkoop overblijft. Per €100 netto omzet, met ronde en verzonnen getallen:

In dit voorbeeld is je doel 30%. Zit je werkelijke foodcost op 34%, dan geef je vier euro per €100 omzet op. Een zaak met lagere personeelskosten kan zich meer foodcost veroorloven, en andersom. Daarom kijken veel uitbaters naar beide samen, zoals in prime cost.

Omlaag brengen zonder dat het bord slechter wordt

Er is een volgorde, van wat je gast niet merkt naar wat hij wel merkt. Meestal zit daar het meeste geld en blijft je kaart wat hij was.

Eerst de verspilling

• Werk first in, first out en zet een datumsticker op alles wat je opent of voorbereidt.
• Bereid voor op wat je verkoopt, niet op wat je hoopt: kijk naar dezelfde weekdag van de afgelopen weken.
• Houd twee weken een weggooilijst bij: wat, hoeveel en waarom. Dan zie je het patroon.
• Verkoop overschot voordat het in de bak gaat, als dagschotel of via een app voor overgebleven maaltijden.

‘Te gebruiken tot’ op een etiket gaat over voedselveiligheid en is bij vlees, vis en zuivel een harde grens. ‘Ten minste houdbaar tot’ gaat over kwaliteit. Twijfel je over wat mag, vraag het de NVWA.

Dan de porties en de inkoop

Meet wat je opschept, met een weegschaal voor dure ingrediënten en een lepel van vaste maat. Een kleine afwijking telt op: 30 gram kaas te veel op elke pizza, bij €9 per kilo, 25 pizza’s per avond en 26 avonden per maand, is ruim €175 per maand.

• Leg elk jaar een tweede offerte naast die van je leverancier, vergelijk per kilo of per portie en niet per verpakking, en onderhandel met wat je nu van je verbruik weet.
• Controleer elke levering tegen de bon en elke factuur tegen de levering. Prijzen verschuiven, en wie niet kijkt, ziet het niet.

Als laatste het bord zelf

Zet gerechten en bijgerechten met een lage foodcost vooraan, zoals soep, friet en frisdrank. Een andere kaas, een kleinere portie of een goedkoper ingrediënt proeft je gast. Doe dat bij één gerecht tegelijk en laat je vaste gasten proeven voordat je het overal doorvoert.

Wat het oplevert, is rekenwerk: van 32% naar 30% scheelt bij €30.000 netto omzet uit eten €600 per maand en €7.200 per jaar.

Wat het percentage niet vertelt

Een percentage is een verhouding, geen bedrag. In ons voorbeeld staat de soep op 20% en de biefstuk op 40%, dus de biefstuk lijkt het slechtste gerecht. Maar de soep laat €4,00 per portie over en de biefstuk €12,00. Vervang je biefstuk door soep om je percentage te verbeteren, dan wordt je zaak armer. Lees percentage en bedrag daarom samen, zoals in menu engineering.

• Je andere kosten: een foodcost binnen je doel is geen gezondheidsverklaring als je loonkosten of huur oplopen.
• Wat een gerecht elders oplevert: een sterke wijnkaart kan een bord dragen dat zelf weinig overlaat.
• Het kanaal: een gerecht heeft in de zaal en via een bezorgplatform dezelfde foodcost, maar verpakking, bezorging en commissie zitten niet in dit percentage.

Wat je maandag doet

Je hebt geen software nodig om te beginnen. Een kassarapport, je inkoopfacturen en een tellijst zijn genoeg.

Zet drie getallen elke maand onder elkaar in dezelfde spreadsheet: werkelijk, theoretisch en het gat in euro’s. Na een kwartaal zie je een lijn. Het getal is snel uitgerekend, het werk zit in de telling.