Je cijfers lezen: de rapporten uit je kassa en je bestelsite die ertoe doen

Waarom cijfers lezen meer is dan achteraf kijken

De meeste eigenaren weten na een avond ongeveer hoe het ging. Dat gevoel klopt vaak, en juist daarom is het de moeite waard het te controleren. Soms laten de cijfers zien dat het gerecht dat jij je bestseller noemt op de derde plaats staat, dat de dinsdag die je had afgeschreven prima draait, of dat je op donderdagmiddag drie mensen inroostert voor twee tafels.

Cijfers verzamelen kost tegenwoordig vrijwel niets. Je kassa doet het bij elke bon, je bestelsite bij elke bestelling en Google telt hoe vaak mensen je opzoeken. Het lastige zit in drie andere dingen: kiezen wat je leest, het op een vast moment lezen en er iets mee doen.

Wat je er in een zaak mee doet, komt neer op vier dingen.

• Slimmer kiezen: je ziet wat gasten bestellen, wanneer ze komen en hoe vaak.
• Sneller bijsturen: een te vol rooster of een voorraad die blijft liggen merk je binnen een week, niet aan het eind van het jaar.
• Je marge bewaken: je ziet welke gerechten geld opleveren en welke alleen drukte.
• Je gasten beter bedienen: je ziet wie terugkomt, wie wegblijft en wat mensen over je schrijven.

Een review is ook een meting, en een gast die na drie bestellingen niet meer verschijnt ook. Dit artikel loopt langs alles wat je kunt lezen, van omzet per uur tot de tekst van je laatste reviews.

Vijf plekken waar je cijfers staan

Dezelfde omzet staat op meerdere plekken, en op elke plek een beetje anders. Dat is geen fout.

Waar lopen de plekken uit elkaar? Bijna altijd op dezelfde punten. De kassa toont prijzen inclusief btw en je boekhouding exclusief. Een platform maakt een bedrag over na aftrek van zijn commissie, dus je bank toont minder dan de gast betaalde.

Spreek daarom een paar dingen met jezelf af.

• Omzet lees je uit de kassa, aangevuld met je bestelsite en de platformoverzichten. Kosten lees je uit boekhouding en loonadministratie. Gasten lees je uit je bestelsite.
• Reken altijd exclusief btw. Wie een bedrag inclusief naast een bedrag exclusief legt, ziet verschillen die er niet zijn.
• Vergelijk dezelfde periodes: dezelfde weekdag, hetzelfde aantal weken, hetzelfde deel van het jaar.

Wat je moet bewaren en wat de Belastingdienst van je kassa verwacht

Kassagegevens zijn geen gemak, ze horen bij je administratie. Daarvoor geldt de bewaarplicht uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. De standaardtermijn is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, is het tien jaar. Je mag digitaal bewaren, maar de bestanden moeten bij een controle bruikbaar zijn. Stop je met je zaak, dan blijft de termijn lopen.

Het gaat om de details, niet om het totaal. In 2021 oordeelde de Hoge Raad dat gegevens over afzonderlijke bestellingen en afrekeningen in een kassasysteem tot de administratie horen, voor zover ze van belang zijn voor de belastingheffing. Een dagtotaal alleen is dus niet genoeg.

De Belastingdienst heeft in een handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem opgeschreven waar hij op let. Die is bedoeld voor leveranciers van kassasoftware, maar jij blijft verantwoordelijk voor wat je kassa vastlegt, ook als het systeem in de cloud staat. De belangrijkste punten:

• Alles wordt vastgelegd vanaf het begin van de verkoop, ook een bestelling die nooit wordt afgerekend.
• Een correctie blijft zichtbaar. Je corrigeert een bon met een tegenboeking en verwijdert hem niet zonder spoor.
• Het systeem noteert wie wat wanneer deed. Handelingen als korting geven of terugboeken kun je aan bepaalde medewerkers voorbehouden.
• Gegevens blijven op detailniveau bewaard, zeven jaar lang, met een back-up op een andere locatie. Samenvatten tot een dagtotaal mag niet.
• De rapporten zijn volledig: dagafsluitingen, omzet per btw-categorie, betaalmethode en periode, en uitzonderingsrapporten voor kortingen, retouren, foutbonnen, kasverschillen en omzet uit de oefenstand.

Er bestaat ook een keurmerk voor betrouwbare afrekensystemen. De Belastingdienst heeft aan de stichting erachter bevestigd dat leveranciers met het keurmerk aan zijn handreiking voldoen. Het is niet verplicht, maar wel een snelle manier om een leverancier te toetsen.

Meer over het kiezen van een kassa staat in het artikel over kassasystemen.

Gegevens over gasten zijn een ander verhaal. Daarvoor geldt de AVG, en die noemt geen vaste termijn: je bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor je ze verzamelde. Een bon bewaar je dus zeven jaar, het e-mailadres van een gast die vier jaar niets bestelde ruim je op. Hoe je dat inricht lees je in het artikel over restaurant-CRM. Wat precies voor jouw zaak geldt, bespreek je met je boekhouder of kijk je na op belastingdienst.nl.

Omzet per dag, per uur en het bedrag per bon

Begin met drie getallen die bij elkaar horen: omzet, aantal bonnen en het gemiddelde bedrag per bon, dus omzet gedeeld door het aantal bonnen. Samen vertellen ze wat een omzettotaal verbergt: komen er minder gasten, of geven ze minder uit? Dat zijn twee verschillende problemen met twee verschillende oplossingen.

Stel: vorige maand telde je op vrijdag gemiddeld 120 bonnen van €28, samen €3.360. Deze maand zijn het 108 bonnen van €31, samen €3.348. De omzet is vrijwel gelijk, dus het lijkt of er niets aan de hand is. Maar je hebt twaalf bonnen minder, en dat is het getal waar je over drie maanden last van krijgt.

Per dag van de week

Leg dezelfde weekdagen naast elkaar, over vier tot acht weken. Welke dag is structureel zwak, en welke draait steeds tegen zijn grens aan? De zwakke dag kan een actie krijgen of kortere openingstijden. De volle dag vraagt om meer handen of een kaart die sneller uit de keuken komt.

Per uur

Het uurrapport van je kassa laat zien hoe een dag verloopt, en het is het nuttigste rapport dat veel eigenaren nooit openen.

• Een uur waarin de omzet stilvalt terwijl je volledig bezet bent, wijst op een knelpunt in keuken of bediening. Gasten wachten, en een deel haakt af.
• Een uur met nauwelijks bonnen en een vol rooster is geld dat wegloopt. Plan daar je voorbereiding, schuif een dienst of bedenk een reden om op dat moment te komen.
• Komen er in je laatste openingsuur nog bonnen binnen, dan kan langer open blijven lonen. Een uur zonder bonnen is een reden om eerder te sluiten.
• Online bestellingen hebben een eigen curve. Leg die naast de zaal voordat je besluit wanneer je keuken voor afhalen en bezorgen open staat.

Met een paar maanden uurcijfers kun je vooruit plannen: hoeveel je inkoopt en hoeveel mensen je inroostert voor een vrijdag in dezelfde periode. Staat je kassa in de cloud, dan kijk je ook thuis live mee.

Als het bedrag per bon beweegt

Zakt het bedrag, kijk dan of er minder drank of bijgerechten bij de bon zitten en of het aandeel kortingen is gestegen. Stijgt het bedrag terwijl het aantal bonnen daalt, dan heb je misschien een prijsverhoging doorgevoerd die sommige gasten wegjaagt. Dertien manieren om dat bedrag omhoog te krijgen staan in het artikel over de gemiddelde bestelling.

Je kaart in cijfers: toppers, verborgen kansen en gerechten die blijven liggen

Het verkooprapport per gerecht heet in de branche de menumix. Het laat per gerecht zien hoeveel er verkocht is en welk deel van je verkoop dat is. Lees het op aantal en op euro’s, want je meest verkochte gerecht levert niet automatisch het meeste op. Zet, als je de inkoopprijs kent, de marge ernaast. Dan krijg je vier soorten gerechten.

Het raster werk je uit in het artikel over menu-engineering, en hoe je de marge per gerecht uitrekent in het artikel over foodcost. Drie regels voor je begint:

• Beoordeel een gerecht niet op twee weken. Seizoen, weer en een evenement in de stad vertekenen zoveel dat je vier tot acht weken nodig hebt.
• Een gerecht dat stabiel verkoopt kan een kleine verhoging aan, bijvoorbeeld €0,25 tot €0,50. Kijk vier weken of het aantal gelijk blijft, en doe één gerecht tegelijk.
• Haal een zwakke verkoper niet van de kaart zonder te kijken wat er samen mee besteld wordt, en lees de reviews erbij. Soms is hij juist de reden dat een gast komt.

Inkoop en voorraad: wat de deur uit ging tegenover wat je kocht

Je kassa weet wat je verkocht, je leveranciers weten wat je kocht. Het verschil zit in je voorraad en in je afval. Daar kijk je één keer per maand naar, met een telling op een vast moment, op dezelfde dag en in dezelfde volgorde.

Je inkoopwaarde is je beginvoorraad plus alles wat je inkocht, min je eindvoorraad. Stel: je begon met €3.800 voorraad, kocht €9.600 in en eindigde met €3.400. Dan ging er €10.000 aan inkoop door je keuken. Is je omzet uit eten die maand €40.000 exclusief btw, dan is je foodcost 25%.

Leg die uitkomst naast wat de kassa verkocht. Heb je volgens het verkooprapport 600 pizza’s verkocht en loopt je verbruik van deeg en kaas op voor 700, dan zit het verschil in porties, verspilling of gerechten die zonder bon het huis verlieten.

• Wat weken blijft liggen, bestel je kleiner of minder vaak. Dat scheelt afval en geld dat in de koeling zit.
• Wat elke week bijna op is, krijgt een minimumvoorraad. Een gerecht dat halverwege de avond uitverkocht is, kost je omzet.
• Vraag elk kwartaal voor je vijf grootste inkoopposten een prijs aan een tweede leverancier. Niet om te wisselen, maar om te weten of je prijs nog klopt.

Kortingen, storno’s en betaalmethodes: waar fouten zichtbaar worden

Deze rapporten zijn zelden spannend, maar hier lekt geld weg en hier zie je fouten. De Belastingdienst noemt ze in zijn handreiking zelf als gewone onderdelen van een kassa: kortingen en correcties, retouren, foutbonnen, lade open zonder verkoop, kasverschillen en omzet in de oefenstand.

• Kortingen: het bedrag en het aandeel in je omzet, per soort en per medewerker. Stijgt het aandeel zonder dat je een actie draait, dan wordt er op gevoel korting gegeven.
• Storno’s en foutbonnen: regels die na het inslaan zijn verwijderd. Een paar per dienst is normaal, want gasten bedenken zich. Valt een patroon op bij één medewerker of één tijdstip, vraag er dan naar. Vraag, beschuldig niet: vaak is een scherm of een kaart verwarrend.
• Lade open zonder verkoop en kasverschil: kleine verschillen komen voor en er zijn goede redenen om de lade te openen. Een verschil dat steeds dezelfde kant op wijst, vraagt om een vaste telprocedure.
• Personeelsmaaltijden, weggegeven gerechten en bederf: boek ze apart. Anders lijkt je keuken duurder dan hij is.

Stel: je omzet is €15.000 in een maand, waarvan €450 aan kortingen. Dat is 3%. De maand erna is het €900 op dezelfde omzet. Dan is er iets veranderd: een actie, een nieuwe medewerker of een gewoonte die insluipt. Het getal wijst de richting, de vraag aan je team geeft het antwoord.

Betaalmethodes

Het betaalrapport laat zien hoe je gasten betalen: pin, contactloos met pas, telefoon of horloge, contant, cadeaubon, op rekening, en online via iDEAL of creditcard. Volgens De Nederlandsche Bank en Betaalvereniging Nederland ging in 2025 nog 17% van de betalingen aan de kassa contant en 83% met een pas, telefoon of horloge. Dat is een landelijk gemiddelde over alle branches, geen horecacijfer, maar het is een maat om je eigen verdeling naast te leggen.

• Veel contant betekent veel telwerk, wisselgeld en stortingen. Meet het aandeel per kanaal, want aan de balie ligt het anders dan online.
• Elke betaalmethode kost per transactie iets anders. Dat staat op de factuur van je betaalaanbieder, dus leg die een keer naast je betaalrapport.
• Afgebroken pinbetalingen, herhaalde mislukte pogingen of een ongewoon grote betaling van een onbekende zijn een reden om de bon na te kijken. Het kan een fout zijn, maar ook fraude.

Verdeling per kanaal: zaal, afhalen, eigen site en bezorgplatforms

Hetzelfde gerecht levert per kanaal iets anders op. Kijk daarom per kanaal naar vier getallen: omzet, aantal bestellingen, bedrag per bestelling en wat er na de kosten overblijft.

Voor een platform is het overzicht de bron. Op je bankafschrift staat alleen wat het platform overmaakt, na aftrek van commissie en correcties. Boek de bestelling voor het volledige bedrag en de commissie als aparte kostenpost, zoals beschreven in het artikel over boekhouden. Leg een keer per maand het aantal bestellingen in het overzicht naast dat in je kassa. Een verschil betekent meestal geannuleerde of terugbetaalde bestellingen, en die wil je kunnen verklaren.

Bij dit alles hoort een tweede vraag, over je gasten. Een platform is goed in bereik en nieuwe gasten, en dat telt. Je eigen bestelsite is de plek waar vaste gasten bestellen, waar je ze bij naam kent en kunt uitnodigen om terug te komen. Kijk dus ook hoeveel van je bestellingen van gasten komen die je kent. Dat getal groeit alleen als je er iets voor doet, en hoe dat gaat staat in het artikel over klantbehoud.

Wat je eigen bestelsite je laat zien

• Hoeveel bezoekers er komen en waar vandaan: Google, Instagram, een link in een mail. Komt bijna niemand via Google, dan is je vindbaarheid het probleem.
• Welke pagina’s ze bekijken en op welk apparaat. Zitten de meeste bezoekers op een telefoon, dan beoordeel je je site daarop.
• Hoeveel bezoekers daadwerkelijk bestellen en waar ze afhaken. Verlaten veel mensen de site na de eerste pagina, dan moet die pagina anders. Haken ze af bij het afrekenen, kijk dan naar het aantal stappen.
• Of er voor afhalen of bezorgen wordt gekozen, op welke uren, en welke gerechten vaak samen worden besteld.
• Heb je een eigen app, dan zie je daar vooral je vaste gasten: wat ze bestellen, hoe vaak en op welke dagen.

Of je voor het meten van bezoekers een cookiemelding nodig hebt, staat in de vragen onderaan dit artikel.

Personeelskosten tegen omzet

Naast je inkoop zijn je personeelskosten de grootste post die je zelf kunt sturen. Je huur ligt vast, je rooster niet. De som: je personeelskosten over een week, gedeeld door je omzet exclusief btw in dezelfde week. Tel alles mee wat je als werkgever kwijt bent: bruto loon, vakantiegeld, pensioen, het werkgeversdeel van de premies en ingehuurde krachten. Vraag je loonadministrateur om de opslag, want gokken geeft een te laag getal.

Stel: een week met €12.000 omzet exclusief btw en €3.600 aan personeelskosten. Dat is 30%. De week erna is het rustig, de omzet is €9.000 en het rooster hetzelfde, dus weer €3.600. Nu is het 40%. Niemand heeft een fout gemaakt, de week was anders. Maar je ziet dat je rooster alleen past bij een drukke week.

Houd de weekcijfers naast het uurrapport van je kassa, daar zie je waar het schuift.

• Omzet per gewerkt uur, per dagdeel. Is de lunch op dinsdag heel laag, dan zit daar de ruimte.
• Ingeroosterd tegen gewerkt: verschilt dat structureel, dan loopt een dienst uit of begint hij te vroeg.
• Overuren: wie ze maakt en wanneer. Dat wijst vaak op een rooster dat net niet past.
• Gewerkte uren: keur ze goed voordat de loonrun draait, want een correctie achteraf kost meer tijd.

Dit is verschuiven en geen schrappen. Je rooster zit vast aan arbeidsovereenkomsten, rusttijden en de cao Horeca, of aan wat je zelf met je team afsprak. Soms laat het rapport juist zien dat je op de drukste uren te weinig mensen hebt.

Samen met je inkoopwaarde vormen je personeelskosten je prime cost. Hoe je die uitrekent staat in het artikel over prime cost. Bandbreedtes uit Amerikaanse artikelen passen niet bij Nederlandse lonen, dus gebruik je eigen lijn van de afgelopen maanden als norm.

Nieuwe en terugkerende gasten, en wat je reviews zeggen

Een omzetcijfer vertelt niet wie het betaalde. Je bestelsite en je gastbestand wel, en dat verschil is groot: een nieuwe gast heb je gevonden, een terugkerende gast heb je gehouden. Dit zijn de getallen die je per maand bekijkt.

1. Het aantal nieuwe gasten en het aantal gasten dat terugkwam.
2. Hoeveel gasten de tweede bestelling nooit plaatsen.
3. Hoeveel gasten een tijd niets bestelden. Kies zelf een grens, bijvoorbeeld zes weken bij iemand die eerst vaker bestelde.
4. Wie je beste gasten zijn: de tien of twintig die het vaakst bestellen en het meest uitgeven.

Elk getal heeft een vervolg. Bij nieuwe gasten kijk je hoe ze je vonden. Bij een eerste bestelling hoort een reden om terug te komen. Gasten die wegblijven krijgen een bericht met een aanleiding, en je beste gasten een bedankje, een beloning in je spaarprogramma of een uitnodiging voor iets nieuws op de kaart. Stuur je een mail of sms, tel dan hoeveel bestellingen er in de dagen erna binnenkomen en leg dat naast een gewone week. Na drie campagnes heb je je eigen cijfers.

Reviews zijn ook cijfers

1. Noteer per platform de gemiddelde score en het aantal reviews. Een score uit vijftien reviews zegt minder dan dezelfde score uit driehonderd.
2. Lees de nieuwste tien reviews en streep de woorden aan die terugkomen: wachttijd, koud, porties, vriendelijk.
3. Kijk of de score over drie maanden stijgt of daalt, in plaats van één review zwaar te laten wegen.
4. Reageer binnen een paar dagen op elke slechte review, rustig en zonder verdediging, en verbeter de oorzaak als die klopt.

Vraag iedereen om een review en niet alleen de gasten die blij zijn, anders vertekent je eigen cijfer. Lees eerst de regels van het platform voordat je iets terug geeft. Je Google Bedrijfsprofiel laat onder Prestaties zien hoe vaak mensen je vermelding bekijken en hoe vaak ze bellen, een route opvragen of naar je site klikken. Een daling daar kan het eerste teken zijn dat je minder gevonden wordt. Heb je een zakelijk Instagram-account, dan laten de gratis statistieken zien welke berichten bereik haalden en op welke dag. Bijzaak, maar handig voor je planning.

Twintig minuten per week, een uur per maand

Cijfers helpen alleen als je ze vaak genoeg leest. Wie ze één keer per kwartaal opent, ziet alleen wat al kapot is. Wie ze elke week op hetzelfde moment opent, ziet een afwijking terwijl hij nog klein is. Kies een rustig moment, bijvoorbeeld maandagochtend voor de voorbereiding.

Schrijf de cijfers elke week in één rij van een spreadsheet: omzet, bonnen, bedrag per bon, kortingen en, als je ze hebt, personeelskosten. Na twaalf weken heb je een lijn van je eigen zaak, en die is bruikbaarder dan welk gemiddelde uit een rapport ook. Je hebt er geen aparte software voor nodig.

Eén keer per maand neem je een uur voor wat langzamer beweegt.

Elk kwartaal zit je met je boekhouder, rond de btw-aangifte. Dan leg je je omzet per btw-tarief naast wat je kassa gaf en kijk je naar de winst. Eén keer per jaar kijk je opnieuw naar je prijzen.

Als een getal beweegt: eerst controleren, dan handelen

Een getal dat beweegt is een vraag, nog geen antwoord. Controleer eerst of er een gewone reden is, en pas dan iets aan. Zo voorkom je dat je na één regenachtige week de kaart omgooit.

Begin maandag bij je kassa. Open het uurrapport van vorige week en kijk één ding na: het uur met de meeste bonnen en het uur met de minste. Meer hoef je de eerste week niet te doen.