Prime cost: de twee grootste kosten van je zaak in één getal

Prime cost is wat je eten en je mensen samen kosten

Elke uitbater kent zijn omzet en weet ongeveer wat er aan het eind van de maand op de rekening staat. Wat daartussen gebeurt, is vaak vaag. Prime cost maakt dat zichtbaar door de twee grootste kostenposten van bijna elke horecazaak naast elkaar te zetten: wat je inkoopt om te verkopen, en wat je betaalt aan de mensen die het klaarmaken en opdienen.

De som is kort. Je telt de kosten van het eten en de drank die je verkocht hebt op bij al je loonkosten, en deelt dat door je omzet exclusief btw. Wat overblijft is het deel van elke euro dat nog beschikbaar is voor huur, energie, verzekeringen, marketing, je boekhouder en je eigen inkomen.

Waarom samen en niet apart? Omdat de twee elkaar beïnvloeden. Een gerecht van goedkope ingrediënten dat veel handwerk vraagt, ziet er op je foodcost goed uit en op je rooster slecht. Pas als je beide in één getal bekijkt, zie je welke keuze je zaak verder helpt. Hoe je alleen het inkoopdeel uitrekent, staat in het artikel over je foodcostpercentage. Dit artikel neemt het personeel erbij.

Reken altijd met omzet exclusief btw: 9 procent btw op eten en alcoholvrije drank, 21 procent op alcohol. Dat bedrag is niet van jou. De kosten die niet in de tabel staan, komen terug in je winstmarge en in het overzicht van waar je geld heen gaat.

Zo reken je het inkoopdeel uit

Het inkoopdeel is alles wat je kocht om te verkopen, maar alleen het deel dat je verkocht of weggooide. Daarom werkt de som met voorraad: voorraad aan het begin, plus de inkopen van de week, min voorraad aan het eind. Wat nog in de koeling ligt, is geen kost van deze week.

Twee dingen die je inkoopcijfer scheeftrekken

• Personeelsmaaltijden. Boek ze als inkoop of als loon, maar kies één kant en houd je eraan.
• Weggegooid en weggegeven eten. Een mislukt gerecht of een toetje van het huis is ingekocht en niet verkocht, dus het zit in je inkoop. Houd het bij in een schrift, anders zie je alleen dat de inkoop te hoog is en niet waarom.

Boek je facturen meteen in je boekhouding, dan staat het inkoopdeel aan het eind van de week klaar. Welke andere cijfers je per maand wilt volgen, staat in het artikel over boekhouden voor restaurants.

Wat een medewerker je in Nederland werkelijk kost

Hier verschilt Nederland van de uitleg die je online vindt, want die komt vaak uit het buitenland. De loonbelasting en de premies volksverzekeringen die je inhoudt, komen uit het brutoloon van je medewerker. Je draagt ze af, maar het zijn geen extra kosten voor jou. Wat er wel bovenop komt, staat hieronder.

Het brutoloon in de cao

Een restaurant, café, cafetaria, lunchroom of cateringbedrijf valt onder de Horeca-cao. KHN schrijft dat die cao algemeen verbindend is verklaard en dus ook geldt voor werkgevers die geen lid zijn. Twijfel je, vraag het dan aan KHN of je accountant.

De cao rekent met een jaar van 1.976 uur, gemiddeld 38 uur per week bij een volledige baan. Volgens de loontabel van KHN loopt het basisloon voor een vakkracht van 20 jaar of ouder per 1 juli 2026 van €14,99 tot €24,98 per uur, afhankelijk van de functiegroep. Het wettelijk minimumuurloon voor 21 jaar en ouder is dan €14,99, volgens de Rijksoverheid. Een vakkracht van 19 jaar krijgt 90 procent van het basisloon en een van 18 jaar 80 procent.

De cao loopt tot en met 31 december 2026, dus per januari 2027 kan er een nieuwe loontabel gelden. Een vaste avond- of weekendtoeslag staat niet in de cao-tekst. Voor feestdagen en overwerk regelt de cao compensatie: uur voor uur in vrije tijd, en anders 50 procent toeslag (feestdagen) of het gewone uurloon (overwerk).

Wat er bovenop het brutoloon komt

Alles hieronder komt voor jouw rekening, bovenop de loonstrook. De percentages zijn die van 2026, uit de tabellen van de Belastingdienst, de Horeca-cao en KHN.

De premies voor de werknemersverzekeringen en de Zvw reken je over het premieloon, en vakantiegeld hoort daarbij. Tel je de percentages op, dan is het 17,4 procent met een vast contract (2,74 plus 6,27 plus 0,50 plus 1,77 plus 6,10) en 22,4 procent met een flexcontract. Het pensioen komt daar nog bovenop. In het rekenvoorbeeld verderop kost een vaste medewerker daardoor ruim een derde meer dan het brutoloon. Dat bedrag hoort in je prime cost, niet het uurloon uit de vacature.

Vast, tijdelijk of oproep: wat het contract in euro’s verschilt

Het soort contract bepaalt welke WW-premie je betaalt. De Belastingdienst past de lage AWf-premie van 2,74 procent toe als drie dingen kloppen: het contract is voor onbepaalde tijd, het is schriftelijk vastgelegd en het is geen oproepcontract. Klopt er een niet, dan geldt de hoge premie van 7,74 procent. Het verschil is vijf procentpunten over het premieloon, dus €50 per €1.000 loon.

Wanneer is een contract een oproepcontract?

Volgens de Belastingdienst en de Horeca-cao is een contract een oproepovereenkomst als de omvang van de arbeid niet is vastgelegd als één aantal uren per periode van ten hoogste een maand (of per jaar, met gelijkmatig verdeeld loon), of als de medewerker geen recht op loon heeft wanneer hij niet werkt. Een vast aantal uren per week of per maand is dus geen oproepcontract, ook niet als de dagen en tijden wisselen. Alleen bij invalkracht-nuluren, zoals de cao de nulurenvariant noemt, hoef je geen loon te betalen als er geen werk is.

Wat je daarbij moet weten

• Onder de 21. Voor medewerkers jonger dan 21 geldt de lage premie ook zonder vast contract, zolang je per vier weken niet meer dan 48 uur of per kalendermaand niet meer dan 52 uur uitbetaalt. Dat geldt ook voor BBL-leerlingen met een praktijkovereenkomst.
• Vast contract met weinig uren. Heeft iemand een contract voor gemiddeld 30 uur per week of minder en betaal je in een kalenderjaar meer dan 30 procent meer uren uit dan in het contract staan, dan corrigeer je de lage premie achteraf naar de hoge. Rooster je structureel meer uren, pas het contract dan aan.
• Oproepkrachten in de cao. De oproeptermijn is 24 uur. Trek je een oproep binnen 24 uur in of wijzig je hem, dan betaal je de uren alsnog. Na elke twaalf maanden doe je binnen een maand een aanbod voor een vaste omvang, ten minste het gemiddelde van die twaalf maanden.
• Vakantie bij oproepkrachten. De cao staat toe dat je de opbouw van vakantie-uren (10,64 procent van het uurloon) en vakantiegeld (8,85 procent) meteen met het loon uitbetaalt. Reken die percentages mee in het uurtarief.

Wat betekent dat voor je prime cost? Een flexuur is niet automatisch goedkoper dan een vast uur. Je betaalt geen uren als het stil is, maar wel meer premie per uur en de vakantie vooraf. Uren die je elke week nodig hebt, horen in een vast contract. Flex is voor pieken die je niet kunt voorspellen. Wie flexkrachten inzet voor werk dat elke vrijdag terugkomt, betaalt de hoge premie voor voorspelbaar werk.

Je eigen uren tellen ook

Heb je een eenmanszaak, dan betaal je jezelf geen loon. Wat je opneemt is privé en wat na je kosten overblijft is je winst. Daardoor staan jouw uren nergens in de loonkosten, ook al sta je zestig uur per week in je zaak. Je prime cost ziet er dan beter uit dan de werkelijkheid.

Zet daarom een uurloon op je eigen uren. Neem wat het je zou kosten om iemand anders hetzelfde werk te laten doen, alles inbegrepen, met de opslagen uit het vorige deel. Tel de uren in de keuken, aan de pass, aan de telefoon en bij de leverancier. Je boekhouding verandert er niet door: het is een rekenregel naast je cijfers. Werkt je partner of een kind mee zonder loon, tel die uren op dezelfde manier mee en vraag je accountant hoe dat fiscaal zit.

Heb je een bv, dan moet je jezelf een gebruikelijk loon betalen. Volgens het Handboek Loonheffingen 2026 van de Belastingdienst is dat het hoogste van drie bedragen: 100 procent van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het loon van je best verdienende medewerker en €58.000. Voor startende bedrijven en bedrijven met verlies gelden uitzonderingen. Dat loon staat wel in je loonkosten.

Een week uitgerekend, in euro’s

Een voorbeeld met afgeronde, verzonnen cijfers. Een zaak met een kleine zaal en afhaal draait in een week €10.000 omzet exclusief btw. Een deel van de uren komt van vast personeel, een deel van oproepkrachten.

De inkoop

Aan het begin van de week ligt er €3.400 aan voorraad. In de week komt voor €2.750 aan eten, drank en verpakking binnen. Op maandagochtend telt de eigenaar €3.250. De inkoop van de week is dus 3.400 plus 2.750 min 3.250, en dat is €2.900.

De loonkosten

Het vaste personeel werkt 90 betaalde uren tegen gemiddeld €17,00 per uur. De oproepkrachten werken 50 uren tegen €15,00. We rekenen met de percentages van 2026 uit dit artikel en nemen aan dat het pensioenfonds de premie over het hele loon rekent en dat de Whk-premie over al het loon geldt. In jouw zaak kan dat lager uitpakken.

Samen is dat €3.255 aan loonkosten. Kijk naar de onderste regel: oproepkrachten met een lager uurloon kosten per betaald uur ongeveer evenveel als vast personeel, omdat de vakantie wordt uitbetaald en de WW-premie hoger is. Bij het vaste personeel zijn de 90 betaalde uren bovendien niet allemaal uren waarin iemand werkt, want een deel is vakantie of ziekte.

Alles bij elkaar

Zonder je eigen uren staat de zaak op 62 procent, met je eigen uren op 72. In het tweede geval blijft er van elke euro 28 cent over voor huur, energie, verzekeringen, marketing, de boekhouder en je eigen rendement. Of dat genoeg is, hangt af van wat die andere kosten zijn.

Wat een goed getal is

Er is geen getal dat voor elke zaak klopt. Amerikaanse boeken en cursussen over restaurantbeheer noemen al jaren een prime cost van rond de zestig procent van de omzet als richtpunt, lager voor snelservice en hoger voor fine dining. Dat is een Amerikaanse vuistregel, geen onderzoek en geen norm. In Amerika draagt de fooi een deel van het loon en gelden andere belastingen en huren, dus hier komt hetzelfde getal anders uit.

Een Nederlands richtgetal dat voor jouw type zaak te onderbouwen is, bestaat niet. Een bar met veel drank, een afhaalzaak en een restaurant met bediening hebben alle drie een andere verhouding tussen inkoop en loon. Je beste maatstaf is je eigen zaak, en je accountant kan zeggen waar jij ongeveer staat ten opzichte van andere horecaklanten.

1. Reken de afgelopen twaalf weken uit, week voor week.
2. Zet de beste en de slechtste week naast elkaar en zoek uit waarom ze verschilden.
3. Kies als streefgetal wat je in je goede weken haalt, niet het gemiddelde.
4. Zet dat getal naast wat je overige kosten vragen, zodat je ziet wat er overblijft.

Met een streefgetal krijgt een afwijking meteen betekenis. Stel dat je 62 procent begroot en een maand op 68 uitkomt. Dan splits je het getal. Zit de afwijking in de inkoop, kijk dan naar prijzen, porties en weggegooid eten. Zit hij in het loon, kijk dan naar rooster, meeruren en vervangingen. Een lager getal is niet altijd beter: haal je het weg bij kwaliteit of bij je mensen, dan betaal je het later terug.

Het rooster: personeel tegen echte drukte

Loon is de post waar je het snelst iets aan kunt veranderen, en tegelijk de post die het meest op gevoel wordt gepland. De meeste zaken roosteren zoals vorige maand, niet zoals de drukte werkelijk loopt. Overwerk, op het laatste moment bellen en te veel mensen op een stille dinsdag zijn het gevolg.

1. Haal uit je kassa of bestelsite de omzet per dag en per uur van de afgelopen twaalf weken.
2. Zet ernaast hoeveel mensen er stonden. Waar de omzet per medewerker laag is, heb je te veel staan. Waar je wachtrijen hebt, te weinig.
3. Maak per dagdeel een minimale bezetting en een uitbreiding voor drukte. Rooster je vaste kern op wat je zeker weet en vul pieken aan met flex.

Hoe je uurcijfers uit je kassa haalt, staat in het artikel over je cijfers lezen. De cao helpt bij het plannen: binnen het jaar van 1.976 uur mag je in drukke weken meer en in stille weken minder dan 38 uur per week inroosteren. Meeruren en overwerk verreken je binnen drie maanden in vrije tijd, anders betaal je ze uit tegen het gewone uurloon. Het rooster maak je ten minste drie weken van tevoren bekend.

Leer je mensen meer dan één post. Wie zowel bestellingen aanneemt als inpakt, hoeft er op een rustig moment niet twee van te hebben. Kijk ook naar de telefoon: elke bestelling die zo binnenkomt, kost minuten van iemand die dan niet bij de pass staat. Meet het een week en reken het om met het uurloon uit de tabel hierboven. Wat een bestelsysteem daarin kan doen, staat in de vergelijking van bestelsystemen.

De kaart en de inkoop: de andere helft

Een kaart is ook een rooster voor je keuken. Elk gerecht kost inkoop én werk, dus elke keer dat je er een toevoegt, komen er voorraad en uren bij.

• Haal gerechten van de kaart die weinig verkopen en weinig opleveren. Het artikel over [menu engineering](post:menu-engineering) laat zien hoe je ze herkent.
• Houd de kaart kort. Minder ingrediënten is minder voorraad, minder bederf en meer inkoop per ingrediënt.
• Laat ingrediënten in meer dan één gerecht terugkomen: de verse kruiden uit het ene gerecht gaan ook in een saus of garnering van een ander.
• Kijk naar het werk per gerecht. Een bord met twintig minuten handwerk hoort een andere prijs te hebben dan een bord dat zo uit de oven komt, zie [het artikel over menuprijzen](post:menu-pricing).

Tel, controleer, onderhandel

Tel je voorraad op een vaste dag, wekelijks of om de week. Zo zie je wat blijft liggen en waar je te veel van inkoopt. Leer je team omgaan met porties en weggooien, want kleine afwijkingen per bord lopen over een jaar flink op. Weeg een week lang wat er in de afvalbak gaat, dan weet je of verspilling een probleem is of een gevoel.

Controleer je facturen tegen wat je hebt afgesproken. Een fout in prijs of hoeveelheid zie je alleen als je kijkt. Stijgen je kosten, vraag dan een tweede offerte bij een andere leverancier of horecagroothandel, en vraag je vaste leverancier om een prijsafspraak per kwartaal. Grotere hoeveelheden kopen loont alleen voor wat je verbruikt voordat het bederft.

Wat je maandag doet

Het gaat om gewoonte: één vaste dag, één bestand, dezelfde berekening. De premies van de Belastingdienst en de loontabel van de cao veranderen op 1 januari en op 1 juli, dus pas je percentages dan aan.